Oliver Peterson 6 juillet 2022 Opérations commerciales L'amélioration continue sans collecte de données, c'est comme conduire à travers le pays sans panneaux ni carte.
La collecte de données est essentielle pour apporter des améliorations, car sans elle, il n’y a aucune preuve réelle de l’existence d’un problème au départ.
Pourquoi apportez-vous des améliorations ? Est-ce vraiment un problème, ou êtes-vous simplement déformé par la frustration du moment ?
Oui, votre frustration peut vous donner des indices sur la racine du problème, mais vous fier uniquement à vos sentiments ne vous donnera pas de résultats précis à long terme.
C’est là que la collecte de données peut être utile. Notre fonctionnalité Analytics peut être utilisée pour dresser un tableau objectif et impartial de l’état actuel d’un processus donné et aider à mettre en évidence les domaines potentiels qui pourraient être améliorés.
Commençons donc par parcourir nos 5 étapes d’amélioration continue pour l’optimisation des processus :
- Étape 1 : Identifier le processus à améliorer
- Étape 2 : Évaluer l'efficacité et déterminer les améliorations
- Étape 3 : Mettre en œuvre des améliorations de processus
- Étape 4 : Testez et suivez le processus mis à jour
- Étape 5 : Optimiser le processus grâce à l'automatisation
Étape 1 : Identifier le processus à améliorer
Aucun processus n’est parfait, mais certains peuvent vous poser constamment des problèmes. C'est par là que vous devriez commencer.
Notez le processus qui vous fait perdre le plus souvent du temps et des ressources, à vous et à votre équipe.
Ensuite, vous devrez bien comprendre ce processus en répondant aux questions suivantes :
- Quel est le but du processus ?
- Quand est-ce que ça commence et ça se termine ?
- Quelles sont les activités individuelles au sein du processus ?
- Quels départements/employés sont impliqués ?
- Quelles informations sont transférées entre les étapes ?
Les réponses à ces questions devraient permettre de mettre en évidence tous les éléments qui composent le processus et de clarifier la meilleure façon d'aborder son optimisation, en commençant par les objectifs spécifiques que ce processus tente d'atteindre.
Pourquoi vous devriez documenter vos processus
Avant de continuer, il est important de se demander : Quelle est la qualité de la documentation de mon processus ?
Vous savez peut-être quels processus doivent être mis à jour, mais à moins de disposer d'une documentation claire sur les processus, l'amélioration continue est essentiellement impossible.
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L'amélioration continue ne fonctionne que si vous pouvez examiner comment quelque chose fonctionnait auparavant et le comparer aux modifications que vous avez apportées. Disposer d’une documentation des processus clairement rédigée et accessible est le meilleur moyen de faciliter l’amélioration continue.
Étape 2 : Évaluer l'efficacité et déterminer les améliorations
Maintenant que vous avez défini votre processus, il est temps d’évaluer son efficacité et de déterminer quelles améliorations seraient les plus optimales.
Commencez par enregistrer les forces et les faiblesses du processus. Cela vous aidera à comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et où des améliorations pourraient être apportées.
Vous constaterez peut-être que certaines tâches ne sont même pas nécessaires du tout pour atteindre l’objectif final. Si vous rencontrez ce problème, envisagez de consolider certaines de ces tâches, voire de vous en débarrasser purement et simplement. Il est toujours préférable d’avoir un processus concis et précis plutôt qu’un processus qui peut être trop compliqué ou confus quant à ce qu’il essaie d’accomplir.
Étape 3 : Mettre en œuvre des améliorations de processus
Si votre processus est bien documenté, ou mieux encore, si vous utilisez un logiciel de gestion de processus, cette tâche devrait être aussi simple que de parcourir votre processus étape par étape et d'apporter des modifications au fur et à mesure.
Une bonne pratique pour l’amélioration continue consiste à itérer de nouvelles versions d’un processus chaque fois que vous apportez des modifications. Cela permet d'éviter de casser des éléments et facilite le suivi et la comparaison des données entre les différentes versions d'un processus, afin que vous puissiez déterminer avec précision si les modifications constituent ou non de véritables améliorations.
Une autre astuce consiste à conserver un simple journal de toutes les modifications que vous apportez à chaque itération, afin de faciliter le partage des connaissances et de garantir que tout le monde comprend quelles modifications ont été apportées, par qui et quand.
Étape 4 : Testez et suivez le processus mis à jour
Les tests sont importants, avant tout pour s’assurer que vous n’avez rien cassé. Parcourez le processus, idéalement dans des conditions aussi proches que possible des conditions réelles, et assurez-vous que tout fonctionne comme prévu.
Considérez l’objectif final du processus : est-il toujours en train d’être atteint ?
Une fois que vous avez établi que les améliorations du processus sont fonctionnelles, vous pouvez commencer à collecter des données pour évaluer le succès de tout changement.
Utilisation de Process Street Analytics
Être capable de visualiser les performances de vos processus, de votre équipe ou de vos clients est essentiel pour comprendre si les changements que vous avez apportés sont réellement plus efficaces ou non.
Des informations telles que la progression des tâches et les exécutions de flux de travail actives/terminées peuvent vous aider à localiser les goulots d'étranglement et à avoir une idée de la façon dont votre équipe réagit aux changements.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la fonctionnalité Analytics de Process Street.
Étape 5 : Optimiser le processus grâce à l'automatisation
À ce stade, vous avez pratiquement terminé. Vous avez identifié et mis en œuvre des améliorations, et vous devriez être en mesure de suivre ces changements au fil du temps pour évaluer leur réussite.
Mais si vous souhaitez aller plus loin et tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion des flux de travail, il est temps de réfléchir aux tâches (le cas échéant) qui pourraient être automatisées.
Tout d’abord – juste pour mettre les choses au clair – si vous utilisez du papier, vous constaterez presque certainement des gains d’efficacité si vous passez à la gestion numérique des processus.
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Pour le reste d'entre vous, si vous transférez des données entre applications (en ajoutant manuellement des fichiers Dropbox à Google Drive, par exemple), vous devriez voir si vous pouvez éliminer les tâches manuelles avec l'une de nos automatisations natives.
Cela vaut également la peine de consulter Zapier , Power Automate et Make.com car il y a une tonne d’automatisations disponibles là-bas.
Qu’avez-vous pensé de nos 5 étapes d’amélioration continue ? Avez-vous des conseils que nous aurions pu laisser de côté ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !
