Microsoft Excel les flux de travail sont une chose réelle qui existe. Le saviez-vous ? Je ne l'ai pas fait. Je pensais qu’Excel était uniquement destiné à créer des tableaux et des graphiques, mais c’est vrai !
Vous pouvez réellement créer des flux de travail à l'aide d'Excel. Et cela ne doit pas non plus être particulièrement compliqué. Je pensais que ce serait terriblement difficile, mais un flux de travail de base peut être réalisé en suivant 15 étapes simples.
Dans cet article, je vais détailler les étapes de création d'un flux de travail Excel ainsi que les raisons pour lesquelles vous pouvez les utiliser.
Nous verrons également si les flux de travail Excel sont vraiment à la hauteur dans le monde moderne des flux de travail et examinerons quelques excellentes alternatives.
Allons-y!
Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
Pour commencer, revenons à l’essentiel et décomposons réellement ce qu’est un workflow.
Un flux de travail est une séquence d'étapes ou de tâches interconnectées nécessaires pour mener à bien un processus spécifique ou atteindre un objectif particulier. Il représente le flux d’activités, d’informations et de ressources au sein d’une organisation ou de l’environnement de travail d’un individu.
Les flux de travail sont conçus pour rationaliser et automatiser les tâches répétitives ou complexes, garantissant ainsi une progression efficace et cohérente du travail. Ils fournissent un cadre structuré qui définit l'ordre, les dépendances et les interactions entre les différentes activités impliquées dans un processus.
Les flux de travail peuvent être manuels ou automatisés, en fonction de la complexité et de la disponibilité des outils ou logiciels pour prendre en charge le processus. Les outils d'automatisation, notamment les applications logicielles ou les systèmes de gestion des flux de travail, peuvent aider à automatiser et à rationaliser les tâches, réduisant ainsi les efforts manuels et les erreurs humaines.
Comment créer un flux de travail dans Excel
Créer des flux de travail avec Excel n'est pas aussi simple que d'utiliser un logiciel de flux de travail, car il n'a pas été conçu pour être un outil de flux de travail, c'est un tableur. Cependant, il existe encore des moyens tu peux faire et même automatiser les flux de travail à l'aide d'Excel, examinons donc le processus étape par étape.
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Étape 1 : Identifiez le flux de travail
Déterminez le processus ou la tâche spécifique que vous souhaitez rationaliser avec Excel . Cela peut aller de la saisie et de l’analyse de données à la gestion de projet ou au suivi des stocks.
Étape 2 : Définir les entrées et les sorties
Identifiez les entrées (données, formulaires ou autres ressources) requises pour lancer le flux de travail et les sorties souhaitées (rapports, calculs ou notifications) que vous attendez du processus.
Étape 3 : Planifier les étapes
Décomposez le flux de travail en étapes ou étapes individuelles. Considérez l'ordre et les dépendances de chaque étape. Pour les flux de travail complexes, vous devrez peut-être utiliser des organigrammes ou des diagrammes pour visualiser le processus.
Étape 4 : Créer des feuilles de calcul
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez des feuilles de calcul pour chaque étape de votre flux de travail. Nommez chaque feuille de travail de manière descriptive pour représenter son objectif.
Étape 5 : Concevoir des formulaires de saisie de données
Si votre flux de travail implique l'étape 6 : saisir les données
Commencez à saisir les données dans les feuilles de calcul ou les formulaires appropriés. En fonction de votre flux de travail, vous devrez peut-être saisir les données manuellement ou les importer à partir de sources externes.
Étape 7 : Utiliser des formules et des fonctions
Tirez parti des formules et des fonctions d’Excel pour automatiser les calculs, la manipulation et l’analyse des données. Utilisez des fonctions comme
- SOMME
- MOYENNE
- SI
- RECHERCHEV
pour effectuer des calculs et générer les résultats souhaités.
Étape 8 : Appliquer la mise en forme et la mise en forme conditionnelle
Formatez vos données de manière appropriée pour améliorer la lisibilité. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des conditions ou des modèles spécifiques dans vos données.
Étape 9 : Créer des visualisations
Étape 10 : Utiliser des macros
Si votre flux de travail nécessite des tâches répétitives, envisagez d'utiliser des macros pour les automatiser. Les macros peuvent être enregistrées ou écrites à l'aide de VBA (Visual Basic for Applications) pour effectuer des actions et exécuter des tâches spécifiques en cliquant sur un bouton.
Étape 11 : Mettre en œuvre la validation des données
Appliquez des règles de validation des données pour garantir l’intégrité des données. Utilisez des techniques de validation pour limiter la saisie des données à des plages, des formats ou des listes spécifiques.
Étape 12 : Ajouter des hyperliens et une navigation
Si votre flux de travail implique de passer d'une partie à l'autre du classeur, créez des hyperliens ou des boutons de navigation pour faciliter la navigation.
Étape 13 : tester et itérer
Une fois votre flux de travail configuré, testez-le minutieusement pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu. Identifiez tout problème ou domaine à améliorer et effectuez les ajustements nécessaires pour optimiser le flux de travail.
Étape 14 : Documenter le flux de travail
Créez une documentation claire décrivant le flux de travail, son objectif et les étapes impliquées. Incluez des instructions sur la façon d’utiliser et de maintenir le flux de travail pour garantir la cohérence.
Étape 15 : Former les utilisateurs (le cas échéant)
Si d’autres personnes utilisent le flux de travail, proposez une formation pour vous assurer qu’elles comprennent comment utiliser et suivre efficacement le flux de travail. Assurez-vous qu'ils savent qu'il s'agit de plus qu'une simple feuille de calcul.
N'oubliez pas que les flux de travail dans Excel peuvent aller du simple au complexe. Commencez par un processus simple et ajoutez progressivement de la complexité à mesure que vous vous familiarisez avec les fonctionnalités et les capacités d'Excel. Il y en a même modèles que vous pouvez consulter !
Cas d'utilisation du flux de travail Excel
Excel est un outil polyvalent qui peut être appliqué à divers cas d’utilisation de flux de travail dans tous les secteurs et fonctions. Voici cinq cas d’utilisation courants dans lesquels les flux de travail Excel peuvent améliorer considérablement l’efficacité et rationaliser les processus :
Saisie et analyse des données
Excel est largement utilisé pour les tâches de saisie et d'analyse de données en créant des formulaires de saisie de données structurés, en appliquant la validation des données et en utilisant des formules et des fonctions. Vous pouvez automatiser les calculs, effectuer des analyses de données et générer des rapports.
Gestion de projet
Excel est un outil précieux pour la gestion de projet, vous permettant de planifier, de suivre l'avancement et de gérer les données liées au projet. Vous pouvez créer des diagrammes de Gantt, des listes de tâches et des calendriers pour visualiser les calendriers de projet.
Il a une mise en forme conditionnelle qui peut être utilisée pour mettre en évidence les jalons, les délais et les chemins critiques. En intégrant les données du projet avec des formules et des fonctions, vous pouvez automatiser les calculs, surveiller l'allocation des ressources et suivre les dépenses du projet.
Budgétisation et planification financière
Excel est couramment utilisé pour les flux de travail de budgétisation et de planification financière. Vous pouvez créer des modèles de budget complets, suivre les dépenses, prévoir les revenus et calculer des ratios financiers.
Ses fonctions intégrées, telles que SUM, AVERAGE et IF, vous permettent d'effectuer des calculs et d'analyser des données financières. En reliant les feuilles de calcul et en utilisant la validation des données d'Excel, vous pouvez garantir une planification financière précise et cohérente.
Gestion de l'inventaire
Pour les workflows de gestion des stocks, vous pouvez suivre et gérer les niveaux de stock, les mouvements de stock et les points de commande. La fonction de formatage conditionnel peut mettre en évidence les faibles niveaux de stock ou les dates de réapprovisionnement à venir. En utilisant des formules et des fonctions, vous pouvez automatiser les calculs de stock, tels que la quantité de réapprovisionnement et la valorisation totale des stocks.
Ressources humaines
Excel est précieux pour les flux de travail des ressources humaines (RH), notamment la gestion des données des employés, le suivi des présences, l'intégration des employés et les évaluations des performances. Il peut être utilisé pour créer des bases de données sur les employés, enregistrer des informations personnelles, suivre les congés et calculer la paie.
En utilisant des formules et des fonctions, vous pouvez automatiser les calculs de présence, générer des rapports et effectuer des analyses RH. Le formatage conditionnel peut être utilisé pour identifier les évaluations en retard ou les exigences de formation.
Fonctionnalités de flux de travail Excel
Voici un aperçu de certaines des fonctionnalités d’Excel que nous avons déjà vues dans les cas d’utilisation, ainsi que d’autres très utiles :
Saisie et validation des données
Excel fournit une interface conviviale pour la saisie des données. Vous pouvez concevoir des formulaires de saisie de données personnalisés à l'aide des fonctionnalités d'Excel telles que la validation des données, les listes déroulantes et les restrictions de saisie. Cela garantit que les données saisies dans le classeur suivent des règles spécifiques ou sont conformes à des critères prédéfinis.
Calculs et formules
Vous pouvez utiliser des formules pour effectuer des opérations arithmétiques de base, agréger des données, effectuer des calculs conditionnels, etc. Ces calculs peuvent être intégrés à votre flux de travail pour générer des résultats et rationaliser les processus.
Mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle vous permet de mettre en évidence des conditions ou des modèles spécifiques dans vos données. En définissant des règles, vous pouvez formater automatiquement les cellules en fonction des critères que vous définissez.
Cela peut être utile pour identifier visuellement les données, erreurs ou tendances importantes, facilitant ainsi l’analyse et l’interprétation des informations.
L'analyse des données
Il existe divers outils d'analyse de données, tels que les tableaux croisés dynamiques, Power Query et Power Pivot, qui vous permettent d'analyser et de transformer efficacement de grands ensembles de données. Ces outils peuvent vous aider à filtrer, trier, regrouper et résumer les données pour en extraire des informations significatives.
Logique conditionnelle et automatisation
Les fonctions et fonctionnalités de logique conditionnelle, telles que les instructions IF, les fonctions imbriquées et les macros, vous permettent d'automatiser les processus et de créer des flux de travail décisionnels.
En configurant une logique conditionnelle, vous pouvez demander à Excel d'effectuer différentes actions en fonction de conditions spécifiques. Les macros, créées à l'aide de VBA, permettent d'automatiser des tâches répétitives et d'exécuter une série d'actions en un seul clic.
Pourquoi Excel n'est pas le meilleur endroit pour créer des flux de travail
Bien qu'Excel puisse être un outil utile pour certains flux de travail, certaines limitations peuvent le rendre moins adapté aux flux de travail complexes ou évolutifs. Voici quelques raisons pour lesquelles Excel n’est peut-être pas le meilleur choix pour les flux de travail dans certains scénarios :
Évolutivité limitée
L'évolutivité d'Excel est limitée par la taille et la complexité des données ainsi que par le nombre d'utilisateurs accédant au classeur.
Des ensembles de données volumineux ou des flux de travail impliquant des calculs approfondis peuvent entraîner des problèmes de performances et ralentir l'application. À mesure que le flux de travail devient de plus en plus complexe et que le nombre d’utilisateurs augmente, Excel peut devenir moins efficace et plus sujet aux erreurs.
Manque de collaboration en temps réel
Bien qu'Excel offre des fonctionnalités de collaboration, telles que des classeurs partagés et le suivi des modifications, il n'est pas conçu pour une collaboration en temps réel. Plusieurs utilisateurs ne peuvent pas travailler simultanément sur le même classeur Excel et les mises à jour effectuées par un utilisateur peuvent ne pas être immédiatement visibles par les autres.
Automatisation limitée du flux de travail
Excel fournit des fonctionnalités d'automatisation de base via des formules, des fonctions et des macros. Cependant, la création de flux de travail automatisés complexes et sophistiqués peut nécessiter des outils ou des langages de programmation plus avancés.
Les capacités d'automatisation d'Excel peuvent ne pas être suffisantes pour les flux de travail qui impliquent une logique conditionnelle complexe, une intégration avec des systèmes externes ou une manipulation de données complexe.
Risques d’intégrité et de sécurité des données
Les fichiers Excel peuvent être sujets à des problèmes d'intégrité des données, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs travaillent simultanément sur le même classeur.
Une modification simultanée, des références de formule incorrectes ou une suppression accidentelle de données peuvent entraîner des incohérences et des erreurs dans les données. De plus, les fichiers peuvent manquer de fonctionnalités de sécurité robustes, ce qui les rend vulnérables aux accès non autorisés ou aux violations de données.
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Alternatives aux flux de travail Excel
Si les flux de travail Excel fonctionnent bien pour vous, tant mieux ! Je ne suis pas là pour faire pleuvoir sur votre défilé. Vous faites ce qui est le mieux pour vous et votre équipe. Va de l'avant!
Cependant, si vous avez essayé les flux de travail Excel et qu’ils ne vous conviennent pas, envisagez cette alternative : un logiciel de gestion de flux de travail.
J'en ai parlé un peu dans la première section lorsque nous avons défini les flux de travail, mais cela vaut la peine d'y regarder de plus près. Excel n'a pas été conçu pour la gestion des flux de travail. Bien qu’il ait la capacité de le faire, sa configuration et sa maintenance peuvent devenir très compliquées très rapidement.
Le logiciel de gestion des flux de travail est conçu pour rendre les flux de travail d'automatisation des bâtiments rapides et faciles. Ils sont beaucoup plus conviviaux, offrent bon nombre des mêmes fonctionnalités qu'Excel mais avec moins de configuration manuelle et permettent une collaboration en temps réel.
Process Street est un excellent outil de flux de travail que vous pouvez utiliser à la place d'Excel, et si vous souhaitez le voir en action et découvrir à quel point il est différent, réservez une démo gratuite ! Un membre de l'équipe se fera un plaisir de vous montrer comment cela fonctionne et comment cela peut améliorer vos flux de travail.
