Présentation du flux de travail SharePoint
Le flux de travail SharePoint peut simplifier les processus métier grâce à l'automatisation. Il permet de suivre les procédures, de gérer les ressources et de transférer les connaissances. Des flux de travail prédéfinis tels que les processus d'approbation et la gestion des demandes sont disponibles. Mais la personnalisation des flux de travail avec Power Automate peut aider les organisations à en tirer encore plus parti.
Pour créer un flux de travail dans SharePoint :
- Accédez au site auquel vous souhaitez ajouter le flux de travail.
- Accédez à la page des paramètres du site.
- Sélectionnez « fonctionnalités du site » dans le menu « actions du site ».
- Cliquez sur « Créer un flux de travail dans le concepteur SharePoint ».
Concepteur SharePoint vous permet de personnaliser visuellement les aspects d’un flux de travail. Gardez un œil sur les conditions qui démarrent le flux de travail et attribuez des tâches aux personnes responsables. Pour tirer le meilleur parti de l’automatisation, utilisez les modèles Power Automate pour simplifier les processus.
Facilitez le flux de travail avec ces conseils de configuration SharePoint !
Configuration d'un flux de travail dans SharePoint
Pour mettre en place un workflow dans SharePoint avec des objectifs définis et des processus et participants identifiés, vous devez suivre les bonnes étapes. Dans cette section, nous aborderons brièvement les sous-sections relatives à la définition des objectifs du flux de travail, à l'identification du processus et des participants, à la conception des étapes et des actions du flux de travail et à la création de modèles de flux de travail. Ces étapes fourniront une solution complète pour créer un flux de travail dans SharePoint.
Définir les objectifs du flux de travail
Pour assurer le succès dans SharePoint , les objectifs doivent être clairement définis. Les objectifs doivent être réalistes et axés sur les besoins de l’organisation. Impliquez les utilisateurs finaux dès le début dans la définition des KPI ou d’autres mesures de réussite. En plus, Sûreté et sécurité doit être pris en compte.
Conseil de pro : Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont impliquées dans l’établissement des objectifs afin d’obtenir l’adhésion et de maintenir tout le monde sur la bonne voie. Pimentez le travail de détective avec SharePoint !
Identifier le processus et les participants
Identifiez le processus et les participants pour que votre flux de travail se déroule sans problème dans SharePoint. Déterminez les étapes requises et qui fera partie de chaque étape. Une bonne communication avec toutes les personnes impliquées améliorera le processus, réduira les erreurs et créera une responsabilisation.
Étapes clés pour y parvenir :
- Attribuez des rôles et des responsabilités.
- Impliquez les parties prenantes afin que chacun connaisse ses tâches et puisse contribuer.
- Mettre en place un cadre pour suivre les étapes et mesurer les progrès.
Examinez régulièrement le flux de travail. Validez le processus et recherchez des opportunités d’amélioration. Les avis des superviseurs montrent de la transparence entre les employés.
Pour succès:
- Identifier le processus et les participants
- Attribuer des rôles et responsabilités
- Suivre les jalons et impliquer les parties prenantes dans la création et la révision des processus
Obtenez la séquence d'actions parfaite avec un guide étape par étape.
Conception des étapes et des actions du flux de travail
Lors de la conception d'un flux de travail, définir l'objectif et déterminer le résultat souhaité . Identifiez ensuite les tâches individuelles et qui en sera responsable. Décrivez les approbations, les examens et les notifications à chaque étape. Créer et tester le flux de travail .
Garde en tête que ressources, délais et risques tous influencent la conception. Nous avons aidé un client avec des processus manuels inefficaces dans son service comptable en créant des flux de travail adaptés à ses besoins. Cela a permis d'économiser du temps et de l'argent, avec une précision accrue à chaque étape, ce qui a permis d'économiser des milliers de dollars par an ! Alors passons à l’organisation : il est temps de devenir un assistant de flux de travail !
Création de modèles de flux de travail
La création de modèles de flux de travail est une nécessité pour tout administrateur SharePoint. Il automatise les processus, permettant ainsi de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité. Voici quoi faire :
équipes sur Apple Watch
- Accédez à Actions du site > Paramètres du site > Modèles de site.
- Cliquez sur Créer à partir d'un modèle de site existant et sélectionnez Processus de workflow.
- Remplissez les détails tels que le nom, la description et le nom du groupe. Cliquez ensuite sur OK.
- Personnalisez le modèle en ajoutant des conditions ou des actions.
- Publiez le modèle et utilisez-le sur plusieurs sites.
Gardez à l'esprit que la création d'un modèle de workflow nécessite une compréhension technique de Concepteur SharePoint ou Visual Studio . Mais il existe de nombreuses ressources en ligne avec des conseils étape par étape.
SharePoint dispose également d'une fonctionnalité intéressante permettant aux utilisateurs de suivre les modifications des documents . Lorsqu'une nouvelle version d'un fichier est enregistrée dans une bibliothèque ou une liste approuvée, un Notification de mise à jour par courrier électronique du modèle de workflow est envoyé aux utilisateurs sélectionnés.
En 2013, Microsoft a rendu encore plus facile la mise en œuvre de processus automatisés avec Flux de travail réutilisables . Cela rend la création de modèles de flux de travail plus évolutive et réduit les tâches des administrateurs.
Démarrer un workflow dans SharePoint, c'est comme lancer des tâches automatisées avec une machine bien huilée !
Démarrage d'un flux de travail dans SharePoint
Pour démarrer un flux de travail dans SharePoint avec les sous-sections de lancement, de surveillance et de suivi de la progression, ainsi que de gestion des exceptions et des erreurs, procédez comme suit. Tout d’abord, lancez un flux de travail à l’aide des options du menu SharePoint. Une fois lancé, gardez un œil sur les progrès grâce à la fonction de surveillance et de suivi. Enfin, soyez prêt à gérer toute exception ou erreur pouvant survenir au cours du processus.
Lancer un workflow
Lancer un Workflow dans SharePoint est un moyen simple d'automatiser les tâches fastidieuses ! Voici 5 étapes simples pour commencer :
- Ouvrez le site SharePoint où le Workflow doit être lancé
- Accédez à la liste ou à la bibliothèque contenant les documents à travailler
- Cliquez sur « Workflow » dans le menu du ruban, puis sur « Ajouter un workflow ».
- Choisissez un modèle, personnalisez-le et configurez-le en fonction de vos besoins
- Vérifiez les paramètres et cliquez sur « Terminer » lorsque vous avez terminé
SharePoint se distingue par sa capacité à personnaliser les flux de travail pour répondre aux exigences métier uniques ! De plus, les utilisateurs non techniques peuvent facilement lancer des workflows avec des fonctionnalités conviviales.
L'introduction des workflows dans SharePoint a révolutionné le fonctionnement des entreprises . Cette intégration a les organisations habilitées à prendre le contrôle de leurs processus, conduisant à une meilleure productivité et à des bénéfices améliorés. L'automatisation des tâches permet également aux employés de se concentrer sur les fonctions essentielles de l'entreprise, ce qui entraîne de meilleurs résultats. Ignorer la progression du flux de travail, c'est comme conduire avec les yeux bandés : c'est la recette du désastre !
Surveillance et suivi de la progression du flux de travail
Il est essentiel de surveiller de près votre flux de travail SharePoint pour s'assurer que tout se passe bien. Ne laissez pas les tâches ou les délais vous échapper et ralentir le processus. Essayez ces conseils pour surveiller et suivre la progression du flux de travail :
- Recevez des notifications par e-mail lorsque les tâches sont confiées ou terminées.
- Jetez un œil à la liste des tâches du workflow pour les tâches assignées et leurs statuts.
- Personnalisez les vues sur SharePoint pour suivre les tâches avec des filtres.
- Construisez un tableau de bord avec des KPI, tels que le taux d'achèvement, le taux de retard, etc.
- Exportez les données des listes SharePoint vers CSV pour une analyse plus approfondie.
De plus, consultez l’historique du flux de travail pour comprendre comment chaque mouvement affecte le processus. Grâce à la surveillance en temps réel, vous pouvez repérer rapidement les problèmes ou les obstacles. Gardez ces conseils à l’esprit lorsque vous démarrez un nouveau flux de travail sur SharePoint.
Il a été rapporté que Microsoft SharePoint est utilisé par la majorité des entreprises aux États-Unis. . Les problèmes de flux de travail peuvent être un obstacle – mais vous pouvez les surmonter avec une gestion appropriée !
Gestion des exceptions et des erreurs de flux de travail
Lorsque des exceptions et des erreurs de flux de travail surviennent, des méthodes rapides et stratégiques sont essentielles à l'efficacité des processus. Voici une Guide en 6 étapes pour les gérer :
- Examinez les rapports d’état du flux de travail pour identifier la source du problème.
- Suspendez le flux de travail si les modifications requises doivent être apportées.
- Modifiez le flux de travail pour résoudre les problèmes.
- Redémarrez le flux de travail modifié pour voir s'il se déroule correctement.
- Vérifiez les journaux nouvellement générés si des problèmes persistent.
- Demandez l’aide de l’équipe d’assistance informatique si rien d’autre ne fonctionne ou envisagez de revenir à une version antérieure du flux de travail.
Même quelques exceptions ou erreurs peuvent s’accumuler au fil du temps et entraîner des retards. Une compréhension détaillée de chaque problème est donc essentielle pour les réduire.
Les équipes Microsoft ont été confrontées à des problèmes dans leurs flux de travail il y a quelques années. Ils ont identifié les fils de discussion dans le désordre au fil du temps comme source. Ils ont utilisé des techniques similaires à celles ci-dessus et ont résolu le problème. En comprenant ces problèmes et en prenant des mesures rapides, nous pouvons gagner du temps et garantir une meilleure précision.
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Personnalisation des flux de travail dans SharePoint
Pour personnaliser facilement les flux de travail dans SharePoint, l'utilisation du concepteur visuel, l'extension des flux de travail avec le concepteur SharePoint et l'intégration des flux de travail avec des applications tierces sont les solutions qu'il vous faut. Ces sous-sections vous aideront dans la personnalisation de vos flux de travail, vous donnant la possibilité d'étendre les flux de travail et de les connecter à d'autres applications pour une meilleure efficacité sans aucun problème.
Utilisation de Visual Designer pour les personnalisations de flux de travail
Visual Designer dans SharePoint vous permet de personnaliser les flux de travail pour automatiser les processus métier. CA offre fonctionnalités glisser-déposer pour ajouter des actions, des conditions et des boucles. Vous pouvez personnaliser les flux de travail standard ou créer entièrement les vôtres.
La personnalisation permet aux entreprises de répondre à leurs besoins uniques. Vous pouvez créer un formulaire de tâche personnalisé avec Formulaires InfoPath ou HTML , donnant plus de contrôle sur les entrées de l'utilisateur. Plus, Notifications par email peut être configuré pour l’achèvement du processus.
Microsoft permet également l'intégration de services tiers comme Systèmes Dropbox ou CRM tels que Salesforce grâce à des actions personnalisées. SharePoint L'API REST offre la possibilité de concevoir des actions personnalisées pour obtenir des données provenant de sources externes.
Conseil de pro : La personnalisation des flux de travail est la clé pour répondre aux besoins de votre entreprise et améliorer la productivité en automatisant les tâches répétitives. Assurez-vous de tester vos flux de travail pendant les étapes de développement, pour éviter toute erreur dans l'environnement de production.
Enfilez votre cape et débloquez le super pouvoir de Concepteur SharePoint « C'est votre solution idéale pour faire passer les flux de travail au niveau supérieur.
Extension des flux de travail avec SharePoint Designer
Personnaliser les flux de travail dans SharePoint ? Facilement réalisable avec Concepteur SharePoint ! Cet outil étend les flux de travail prédéfinis et vous permet de créer des processus personnalisés adaptés à votre entreprise. Pour modifier les flux de travail existants, ouvrez simplement le programme et sélectionnez celui que vous souhaitez modifier. Utilisez les outils visuels de glisser-déposer ou la vue Code pour ajouter et supprimer des étapes. Ajoutez également des actions telles que des e-mails ou des tâches, ainsi que des conditions qui nécessitent la saisie de l'utilisateur ou certains résultats.
De plus, avec SharePoint Designer, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés à partir de zéro. Il comprend des modèles pour les processus commerciaux courants tels que l'approbation de documents ou les notes de frais. Personnalisez ces modèles pour les adapter aux besoins de votre entreprise et ils généreront automatiquement des e-mails et des attributions de tâches à partir des entrées des utilisateurs.
Conseil de pro : Pour obtenir des conseils supplémentaires et une assistance sur la personnalisation des flux de travail, consultez les didacticiels en ligne et les communautés dédiées à SharePoint Designer. Qui a besoin d’amis quand vous pouvez simplement intégrer vos flux de travail avec des applications tierces ?!
Intégration de flux de travail avec des applications tierces
Outre les connecteurs standards, il existe applications qui fournissent des services gratuits ou payants « flux de travail » pour étendre et automatiser le processus. Par exemple, Le connecteur de DocuSign peut être utilisé pour acheminer automatiquement les contrats à signer entre différentes personnes, à l'aide des bibliothèques et des listes de SharePoint.
Sélection une application tierce pour l'intégration ? Éléments à prendre en compte : évolutivité, rentabilité et facilité d’utilisation. Préférez-en un avec un écosystème actif et des mises à jour régulières .
imprimer des étiquettes d'adresse à partir de Word
Concevoir et gérer des flux de travail ? C'est comme garder des chats . Sauf que les chats sont en réalité des collègues aux opinions variées.
Meilleures pratiques pour la conception et la gestion des flux de travail
Pour garantir la flexibilité et l'évolutivité, mettez en œuvre la sécurité et les autorisations, et maintenez les performances et l'optimisation du flux de travail tout en créant un flux de travail dans SharePoint. Voici quelques considérations importantes que vous devez garder à l’esprit lors de la conception et de la gestion des flux de travail. Dans cette section, nous discuterons des meilleures pratiques en matière de conception et de gestion des flux de travail, et explorerons brièvement les avantages de chacune de ces sous-sections.
Assurer la flexibilité et l’évolutivité
Flexibilité et évolutivité sont essentiels dans la conception et la gestion des flux de travail. Les systèmes doivent être capables de s'adapter aux changements de charge de travail, de processus et de technologie. Flux de travail modulaires divisez les tâches complexes en composants plus petits pour les rendre plus faciles à ajouter, supprimer ou modifier. Automatisation est également important pour l’évolutivité. Solutions basées sur le cloud peut fournir des ressources informatiques à la demande. Pour optimiser l’efficacité, examinez et surveillez les mesures de performance. Sur 40% des entreprises aura adopté le logiciel RPA d’ici 2023, soulignant ainsi la nécessité d’automatisation dans la conception des flux de travail. Se souvenir du meilleur système de sécurité C'est tellement compliqué que vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe !
Implémentation de la sécurité et des autorisations
La sécurité et les autorisations sont essentielles à la bonne conception et au bon fonctionnement des flux de travail. Pour protéger les informations, il est important de mettre en place des mesures de sécurité qui protègent les données sensibles et empêchent tout accès non autorisé. Voici 6 étapes pour vous aider à mettre en œuvre correctement la sécurité et les autorisations :
- Localisation des données sensibles : Commencez par trouver toutes les informations qui doivent être protégées. Cela peut inclure des informations financières ou des données client.
- Déterminer les niveaux d'accès : décidez quels groupes d'utilisateurs ont besoin d'un contrôle total sur certains types de données et quels groupes n'ont besoin que d'un accès restreint.
- Créer des autorisations en fonction des rôles : Attribuez des rôles à chaque groupe d'utilisateurs, en décidant de ce qu'ils peuvent faire dans le système de flux de travail.
- Mise en œuvre de politiques de mot de passe : assurez-vous que tous les utilisateurs disposent de mots de passe sécurisés qui répondent aux exigences, telles que des chaînes alphanumériques ou des caractères spéciaux.
- Établir des règles pour le partage de fichiers : Créez des directives claires pour le partage de fichiers au sein de votre organisation. Décidez qui peut partager un document et comment restreindre le partage de fichiers en fonction de la région, du fuseau horaire, etc.
- Utiliser les journaux d'activité : gardez une trace de toutes les actions de flux de travail entreprises par les utilisateurs via des journaux ou des audits, afin de pouvoir examiner les activités si quelque chose ne semble pas correct ou si quelque chose de mauvais se produit.
Il est également essentiel de former les membres de l’équipe aux meilleurs protocoles de sécurité. Apprenez-leur à repérer les problèmes potentiels tels que les e-mails de phishing, les téléchargements malveillants, les mots de passe qui changent régulièrement, etc.
Enfin, les processus d'approbation doivent être bien définis. Il est important de mettre en place des directives strictes en matière de leadership au fur et à mesure que les approbations montent dans la chaîne – cela empêche une personne mal intentionnée d’enfreindre le protocole en raison de failles.
En suivant ces étapes, les entreprises peuvent protéger leurs données sensibles et accroître leur responsabilité. Même la meilleure conception de flux de travail ne peut compenser un manager qui considère que la « microgestion » est synonyme de « leadership efficace ».
Maintenir les performances et l'optimisation du flux de travail.
Pour maintenir la performance et l’optimisation, l’analyse et l’amélioration des processus doivent être effectuées régulièrement . Définir et surveiller Indicateurs clés de performance (KPI) pour trouver les goulots d'étranglement. Les outils d’automatisation et les procédures de normalisation peuvent également aider.
La communication et la collaboration entre les membres de l’équipe sont essentielles . Des sessions de formation doivent être organisées afin que les gens connaissent leurs rôles et tout nouveau changement dans le flux de travail. Les commentaires des clients doivent être inclus dans l'optimisation du flux de travail. Cela permet d'adapter les flux de travail pour mieux les servir.
McKinsey & Compagnie une étude montre que l'optimisation des flux de travail peut apporter productivité en hausse de 30% .
Questions fréquemment posées
Q : Qu'est-ce qu'un flux de travail dans SharePoint ?
R : Un flux de travail dans SharePoint est une série d'étapes automatisées qui permettent de rationaliser les processus et les tâches métier. Cela implique généralement le déplacement de documents, de tâches ou d'éléments entre des utilisateurs ou des groupes pour approbation, révision ou modification.
Q : Comment puis-je créer un flux de travail dans SharePoint ?
R : Pour créer un flux de travail dans SharePoint, vous devez d'abord identifier le processus métier ou la tâche que vous souhaitez automatiser. Utilisez ensuite SharePoint Designer ou Microsoft Power Automate pour créer un flux de travail personnalisé répondant à vos besoins.
Q : Qu'est-ce que SharePoint Designer ?
R : SharePoint Designer est un outil gratuit de Microsoft qui vous permet de personnaliser et de créer des flux de travail dans SharePoint. Il propose une gamme d'actions et de conditions qui vous permettent de créer des flux de travail complexes qui automatisent vos processus et tâches métier.
Q : Qu'est-ce que Microsoft Power Automate ?
R : Microsoft Power Automate est un outil basé sur le cloud qui vous permet de créer des flux de travail automatisés entre SharePoint et d'autres applications. Il propose une gamme de modèles et de connecteurs qui simplifient le processus de création de flux de travail personnalisés.
Q : Comment puis-je tester et déboguer mon flux de travail SharePoint ?
R : SharePoint Designer et Microsoft Power Automate proposent tous deux des outils de test et de débogage qui vous permettent d'exécuter et de dépanner vos flux de travail. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de journalisation intégrée de SharePoint pour suivre l'état de vos flux de travail et identifier tout problème.
Q : Existe-t-il des bonnes pratiques pour créer un flux de travail SharePoint ?
R : Oui, il existe plusieurs bonnes pratiques à suivre lors de la création d'un flux de travail SharePoint, notamment la définition d'objectifs clairs, l'utilisation de noms descriptifs pour vos actions de flux de travail, l'intégration de la gestion des erreurs et des chemins de remontée des erreurs, le test et l'affinement de votre flux de travail et la garantie que toutes les parties prenantes sont formées. sur son utilisation et ses bienfaits.
