Si vous avez du mal à créer un modèle de documentation de processus aussi efficace que facile à utiliser, ne cherchez pas plus loin !
Dans cet article, je vais vous guider à travers toutes les étapes dont vous aurez besoin pour concevoir un modèle de documentation de processus.
Je vais même vous fournir les meilleurs outils pour le travail.
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Les meilleurs modèles de documentation de processus
Vous trouverez ci-dessous 3 modèles de documentation de processus pour vous aider à démarrer :
Modèle de documentation de processus
Ce modèle de documentation générale des processus est un outil précieux que vous pouvez utiliser pour créer une documentation claire et concise de vos processus.
Le modèle permet d'identifier les limites, les étapes et la portée des processus, vous permettant ainsi de définir les processus efficacement.
À l’aide de représentations visuelles telles que des cartes de processus et des organigrammes, il devient plus facile de comprendre la séquence des tâches de processus ainsi que les entrées et sorties qui leur sont associées.
Liste de contrôle de la documentation RH
Ce flux de documentation garantit la conformité et la gestion efficace des processus RH cruciaux.
Il offre une approche complète et systématique pour documenter et organiser les documents RH essentiels, permettant aux professionnels RH d'accéder et de conserver facilement les informations nécessaires.
Grâce à ce modèle, les équipes RH peuvent décrire et surveiller les processus RH clés, tels que le recrutement et l'intégration, les évaluations des performances des employés, les mises à jour des politiques et la tenue des dossiers.
En documentant ces processus, les organisations peuvent garantir la cohérence et la transparence, réduisant ainsi le risque d'erreurs ou de surveillance.
La liste de contrôle comprend des sections spécifiques pour chaque processus RH, fournissant un format structuré pour enregistrer les détails importants.
Il invite les utilisateurs à inclure des informations cruciales telles que la date, la personne responsable et toutes les pièces jointes ou pièces justificatives nécessaires.
Avec ce niveau de détail, les professionnels des ressources humaines peuvent conserver des enregistrements précis et à jour, ce qui peut être essentiel pour la conformité légale, les audits et la gestion globale des ressources humaines.
Liste de contrôle de la documentation de gestion de projet
Ce modèle fournit une liste complète des documents cruciaux qui doivent être créés et conservés tout au long du cycle de vie du projet.
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Grâce à cette liste de contrôle, les chefs de projet peuvent s'assurer que tous les documents de projet nécessaires sont pris en compte et correctement organisés.
Il comprend des sections pour le lancement, la planification, l'exécution, le suivi et le contrôle du projet, ainsi que la clôture du projet. Chaque section contient une sous-liste de documents spécifiques qui doivent être créés et gérés au cours de cette phase du projet.
La liste de contrôle fournit également des descriptions et des explications pour chaque document, permettant aux chefs de projet de comprendre facilement leur objectif et leur importance.
Cela peut être particulièrement utile pour ceux qui débutent dans la gestion de projet ou pour les équipes qui souhaitent améliorer leurs pratiques de documentation.
Qu'est-ce qu'un modèle de documentation de processus ?
Un modèle de documentation de processus est un guide prédéfini permettant de créer un document détaillé décrivant les étapes de processus impliquées dans un processus particulier.
Les modèles de documentation de processus fournissent généralement un format cohérent pour capturer et présenter des informations sur un processus.
Ils peuvent être utilisés pour créer différents types de documentation de processus, tels que :
- Procédures opérationnelles standard (SOP)
- Instructions de travail
- Cartes de processus
- Organigrammes
- Listes de contrôle
L'utilisation d'un modèle de documentation de processus vous permettra de vous assurer que les détails importants ne sont pas négligés et que le document est facilement compréhensible pour toute l'équipe.
Il peut également améliorer l’efficience et l’efficacité des processus en fournissant une méthode standardisée pour documenter, analyser et améliorer les processus.
Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de documentation de processus ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un documentation du processus modèle. En un mot, ils :
- Fournir un format cohérent pour documenter les processus
- Permet à votre équipe de comprendre plus facilement les informations présentées
- Gagnez du temps et des efforts en fournissant une structure qui vous permet de vous concentrer sur le processus
- Devenez un excellent outil de communication pour transmettre des informations importantes sur les processus
- Être utilisé pour les nouveaux employés et pour dispenser une formation de recyclage au personnel existant
- Aider à identifier les axes d’amélioration d’un processus
En d’autres termes, un modèle de documentation de processus vous facilitera la vie et structurera votre travail.
Exemples de modèles de documentation de processus
Il y a divers modèles types disponibles pour la création de documents de processus métier. Vous devrez peut-être en choisir plusieurs pour obtenir les meilleurs résultats. Mais en fin de compte, cela dépendra de votre entreprise et de sa taille.
Voici quelques exemples:
Modèle de procédure opérationnelle standard (SOP)
Ce modèle est largement utilisé par les entreprises pour créer des documents de processus et des processus métier.
Il comprend généralement des sections pour :
- Entrées de processus
- Résultats du processus
- Responsabilités
- Procédures
- Les références
Modèle d'organigramme
Un organigramme est une représentation graphique d'un processus ou d'un flux de travail.
Il montre les étapes impliquées, les points de décision et le flux d'informations. Vous pouvez utiliser un modèle de diagramme de flux pour créer une représentation visuelle d'un processus.
Modèle de liste de contrôle
Une liste de contrôle est un outil simple utilisé pour garantir que toutes les étapes nécessaires sont suivies dans un processus.
Vous pouvez créer une liste de tâches, d'étapes ou d'exigences qui doivent être remplies.
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Modèle de diagramme à couloirs
Ce type d'organigramme montre les interactions entre différentes équipes ou individus impliqués dans un processus.
Il visualise les transferts, les responsabilités et les canaux de communication entre les différentes parties prenantes.
Modèle de cartographie des processus
Une cartographie des processus montre le flux d’informations et d’activités. Utilisez-le pour identifier les domaines d'amélioration, les goulots d'étranglement et les inefficacités dans un processus.
Étapes de création d'un modèle de documentation de processus métier
Étant donné que chaque entreprise est unique et fonctionne de différentes manières, il n’existe pas de méthode universelle pour créer un modèle de documentation de processus.
Étape 1 : Déterminer le but
Tout d’abord, identifiez l’objectif du modèle.
Les séances de brainstorming sont utiles ici pour déterminer le type de documents de processus que vous devez créer et quelles informations vous devez y inclure.
Par exemple, si vous créez un modèle SOP, vous devrez peut-être inclure des sections pour :
- But
- Portée
- Responsabilités
- Procédures
Étape 2 : Définir la structure
Une fois que vous avez identifié l'objectif, définissez la structure du modèle.
Cela peut impliquer de décrire les différentes sections et sous-sections, de déterminer l'ordre dans lequel elles apparaîtront et de décider du niveau de détail requis pour chaque section.
Étape 3 : Concevoir le modèle
Ensuite, concevez le modèle.
Vous pouvez utiliser Microsoft Word ou Google Docs, ou un outil spécialisé de documentation des processus. Utilisez des polices, des couleurs et une mise en forme pour rendre le modèle facile à lire et visuellement attrayant.
Étape 4 : Inclure des espaces réservés
Incluez des espaces réservés pour toute information spécifique au processus documenté.
Par exemple, si vous créez un modèle SOP, vous devrez peut-être inclure des espaces réservés pour le nom du processus, la personne responsable et les étapes impliquées.
Étape 5 : tester le modèle
Une fois le modèle conçu, testez-le pour vous assurer qu’il est fonctionnel et convivial.
Pensez à demander à quelqu'un qui n'est pas familier avec la documentation du processus de réviser le modèle et de fournir des commentaires.
Étape 6 : Réviser le modèle
Sur la base des commentaires que vous recevez, révisez le modèle si nécessaire pour améliorer sa convivialité et son efficacité.
Étape 7 : Distribuez le modèle
Enfin, distribuez le modèle à ceux qui l'utiliseront pour documenter les processus. Fournissez une formation ou une assistance si nécessaire pour garantir que le modèle est utilisé correctement.
Logiciel de modèle de documentation de processus
Rue des processus
Plateforme robuste et polyvalente, Process Street est un logiciel de gestion de processus qui vous permet de créer, suivre et gérer des processus.
Cet outil basé sur le cloud offre une large gamme de modèles et de fonctionnalités, notamment des listes de contrôle, des flux de travail et des intégrations avec d'autres logiciels.
Microsoft Word
Le connu et aimé Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte que vous pouvez utiliser pour créer des modèles de documentation de processus.
MS Word vous offre une gamme d'options de formatage et est accessible à la plupart des utilisateurs.
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Google Docs
Ne sous-estimez pas le bon vieux Google Docs !
Même s'il est gratuit, il est doté de plusieurs fonctionnalités utiles, telles que la collaboration multi-utilisateurs en temps réel.
Il offre bon nombre des mêmes fonctionnalités que Microsoft Word et est accessible depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet.
Les modèles de documentation de processus sont indispensables !
À présent, vous avez probablement une bonne compréhension des modèles de documentation de processus et des raisons pour lesquelles vous en avez besoin.
Mais je le répète, un modèle de documentation des processus est essentiel pour toute entreprise. Il servira de guide à votre équipe et permettra d’optimiser très facilement l’efficacité dans l’ensemble de votre entreprise.
N’oubliez pas de bien choisir votre logiciel de gestion de processus !
