Plus de 50 modèles de SOP gratuits et faciles (exemples de SOP pour enregistrer les procédures standard)

Utilisez Process Street pour gérer sans effort vos modèles SOP

Notre modèle SOP gratuit pour rédiger rapidement et facilement de nouvelles procédures standardisées

Vous souhaitez un modèle pour réaliser vos procédures individuelles et un modèle pour créer votre manuel de procédures.

Le premier est plus important que le second. C’est pourquoi nous l’avons mis au début de l’article :

Comme vous pouvez le constater, ce modèle vous montre comment commencer à créer une nouvelle procédure à partir de zéro.

Le lien vers ce modèle est ici :

Structure du modèle de procédure opérationnelle standard (SOP)

Et ce modèle peut ensuite vous guider dans l’élaboration de vos premières procédures opérationnelles standard. Il regorge de ressources supplémentaires et d’exemples de bonnes pratiques au cas où vous en auriez besoin.

Vous pouvez ajouter ce modèle à votre compte gratuitement, le modifier, puis l'exécuter sous forme de liste de contrôle dans Process Street ou l'exporter au format PDF lorsque vous avez terminé. Facile.

Plus loin dans l’article, vous verrez quelques exemples de manuels de procédures que nous avons également créés. Mais voici quelques liens rapides au cas où vous ne voudriez pas faire défiler :

• Structure mini-manuelle
• Exemple de mini-manuel complété

Comment rédiger des procédures opérationnelles standard en 16 étapes simples

Pour vous aider à utiliser vos modèles une fois que vous les aurez téléchargés, nous vous fournirons ceux-ci 16 étapes pour rédiger des procédures opérationnelles standard efficaces .

Vous pouvez les utiliser dans le cadre d’un cadre SOP traditionnel, en adhérant aux normes ISO 9001, ou vous pouvez les utiliser pour créer les processus les mieux adaptés à vos besoins particuliers à ce moment du parcours de votre entreprise.

La rédaction de procédures opérationnelles standard ne doit pas nécessairement être une tâche épuisante. Si vous suivez nos directives collaboratives, cela pourrait même être très amusant ! (Amusement non garanti)

1. Comprendre comment vous présenterez vos SOP . Cette étape consiste à choisir votre modèle en fonction des besoins du processus. Dans certains secteurs, vous aurez des exigences auxquelles vous devrez respecter. La présentation de vos SOP sera influencée par le type d'informations que vous devez afficher. Recherchez quelles normes internationales s’appliquent à vos opérations commerciales.
2. Rassembler les parties prenantes concernées . Pour cartographier correctement les processus utilisés au sein de l’entreprise, vous devez avoir la présence des membres concernés de l’entreprise. Ces procédures opérationnelles standard doivent refléter la réalité afin de pouvoir être adaptées et optimisées pour améliorer la réalité.
3. Déterminez votre objectif . Documentez-vous vos procédures opérationnelles standard afin de respecter les normes de l’industrie ? Ou êtes-vous sûr que vos opérations sont déjà conformes, il vous suffit de les documenter ? Faites-vous cela dans le cadre d’une démarche générale d’optimisation des processus ? Connaître les réponses à des questions comme celles-ci vous aidera à prioriser votre approche.
4. Déterminez la structure de votre SOP . Un document SOP peut prendre différentes formes. Avant de commencer, comprenez s’il s’agit d’un manuel, d’un mini-manuel ou d’un document de procédure. Plus votre entreprise est grande, plus vous avez de chances de créer un manuel incroyablement détaillé.
5. Préparer le périmètre de la procédure . Si vous mappez une seule procédure dans le document sur lequel vous travaillez, vous devez comprendre exactement où commence et où elle se termine. Il est important de définir clairement le champ d'application afin de réduire les chevauchements avec d'autres documents de procédure. Ne pas le faire entraînerait des inefficacités.
6. Utilisez un style cohérent . Il s’agit davantage de conseils de rédaction, mais vous devez réfléchir à l’objectif du document pour comprendre comment il doit être rédigé. S'il s'agit d'un document utilisé uniquement pour démontrer à l'industrie que vous avez documenté les SOP, le langage sera peut-être technique et banal. Cependant, si les travailleurs souhaitent utiliser ce document comme point de référence, vous devrez alors rendre le langage clair et exploitable.
7. ✍️ Utilisez la notation correcte, le cas échéant . Il existe peut-être des formes standardisées de processus de transport au sein de votre entreprise, mais sinon vous pouvez commencer à les mettre en œuvre. Le modèle et la notation des processus métiers ( BPMN ) constituent un moyen universel d'expliquer les processus dans un style visuel concis.
8. Suivez toutes les étapes nécessaires du processus . Évaluez le processus du début à la fin et notez chaque tâche requise tout au long du processus pour terminer le processus. Cela peut être fait sous la forme d'une liste à puces avec un stylo et du papier ou une application de prise de notes.
9. ⚠️ Essayez d'évaluer les problèmes potentiels dans le processus. Si vous souhaitez améliorer votre processus au fur et à mesure que vous travaillez sur votre documentation, c'est maintenant une bonne opportunité de le faire. Évaluez les étapes de base que vous avez enregistrées et demandez si autre chose pourrait être ajouté ou supprimé. Si quelque chose se passait mal au cours du processus, où cela se produirait-il ? Où cela se produit-il actuellement dans la vraie vie ?
10. Déterminer les paramètres par rapport auxquels les SOP peuvent être jugées . Il s’agit d’une excellente occasion de rendre vos procédures opérationnelles standard réalisables et de trouver un moyen d’évaluer leur impact positif. Les mesures que vous choisirez d'utiliser dépendront du processus que vous documentez. Les mesures clés peuvent être liées aux performances ou à la vitesse ou à une formule utilisant ces deux variables.
11. Tester le processus . Pour vous assurer que les procédures opérationnelles standard que vous avez documentées sont les plus efficaces, testez le processus avec les employés qui effectuent ces tâches au quotidien. Assurez-vous qu'ils sont en mesure de donner leur avis sur les procédures présentées afin que vous puissiez apporter des modifications au processus, aux procédures ou simplement au style du document avant de le soumettre.
12. ✉️ Envoyer le processus aux supérieurs . Soumettez votre processus pour examen par votre supérieur hiérarchique. Alternativement, si vous n'avez pas de supérieur hiérarchique, trouvez un collègue dont vous appréciez les commentaires et envoyez-lui le document SOP avant de le déclarer complet.
13. Clarifier la méthode d’optimisation du processus . Un document de procédure opérationnelle standard doit suivre ses propres révisions au fil du temps. Cependant, il est utile de disposer d’un système général pour régir ces révisions ainsi que la manière et le moment où elles ont lieu. La création d'un processus d'optimisation des processus est un moyen efficace de réaliser ce changement itératif.
14. ‍♀️ Exécutez une évaluation des risques sur le processus. Un processus implique des personnes, des données ou quelque chose quelque part qui peuvent être blessés, endommagés ou perdus. Assurez-vous d’effectuer une évaluation des risques sur vos processus pour vous assurer que vous n’exposez pas votre entreprise à des risques.
15. Pensez à créer un organigramme . Une aide visuelle pour aider d'autres personnes à comprendre l'aperçu du processus s'avérera utile pour les personnes qui évaluent et suivent le processus présenté dans les procédures opérationnelles standard. En inclure un augmente le niveau de convivialité du document.
16. ✅ Finaliser et mettre en œuvre les SOP . Une fois que tous les participants et parties prenantes ont signé le document et que les gens ont accepté son utilisation, mettez en œuvre le document de procédure opérationnelle standard pour le processus nécessaire et classez le document de manière appropriée.

Utiliser Process Street pour vos SOP

Il existe des moyens par lesquels vous pouvez utiliser efficacement un modèle Process Street pour documenter les procédures opérationnelles standard. Le principal avantage de l'utilisation de Process Street à cet effet est que chaque processus peut être exécuté sous forme de liste de contrôle par le personnel membres suivant les procédures.

Trouver un moyen d'équilibrer la présentation standardisée des documents de procédures opérationnelles standard et les propriétés exploitables régulières de Process Street vous permettra de gagner un temps considérable en matière de documentation des processus à mesure que votre entreprise avance.

Le moyen le plus simple de commencer à travailler sur des procédures opérationnelles standard avec Process Street est simplement de commencer à documenter vos processus.

Tous les processus documentés ne doivent pas nécessairement respecter les prescriptions ISO. . Dans le système de Process Street, un modèle fait office de procédures standard pour une tâche particulière. Vous exécutez ensuite la liste de contrôle à partir de ce modèle lorsque vous entreprenez le processus sans que cela n'affecte la documentation d'origine. Au fond, c’est exactement ce que sont les procédures opérationnelles standard dans le monde réel.

Si vos processus sont bien documentés, vous avez pris un bon départ. Si vos processus sont exploitables, alors ils le sont beaucoup plus de chances d'être respecté . Personne n’aime prendre un manuel SOP et trier page après page pour trouver quelque chose d’utile.

Avec Process Street, vous évitez cet obstacle et augmentez les chances que quelqu'un suive correctement les procédures. En bref, l'exécution de vos SOP via Process Street contribue à améliorer le respect des processus.

Voici un exemple de modèle de SOP Process Street :

Ce modèle est conçu pour respecter les normes du mini-manuel de qualité ISO-9001 : 2015 .

Cliquez ici pour accéder à ce modèle dans un nouvel onglet !

Vous pouvez également trouver une version entièrement remplie de ce modèle ici :

• Mini-manuel de fonctionnement standard pour une société de marketing

En tant que modèle, vous pouvez le modifier à votre guise et remplacer le texte que vous êtes invité à remplacer. Les premières sections couvrent les informations clés relatives au modèle, tandis que la section sur les procédures où le processus est documenté suit.

Si vous souhaitez utiliser ce modèle au quotidien, vous pouvez stocker une copie principale dans un dossier SOP dans Process Street et faire une copie du modèle qui pourrait exister dans un dossier différent pour être utilisé par une équipe. Votre équipe pourrait alors exécuter le modèle copié comme liste de contrôle chaque fois qu'ils viennent entreprendre la tâche.

Ce serait une façon de rendre votre modèle exploitable au sein de votre organisation une fois que les SOP auront été documentées.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation de Process Street pour exécuter un système de gestion de la qualité conforme à la norme ISO, consultez certains de ces liens :

Modèles de SOP Process Street pour chaque industrie et secteur

Cliquez sur les flèches déroulantes pour accéder aux modèles SOP liés à ce secteur. Gardez à l’esprit qu’il existe de nombreux autres modèles accessibles à partir de notre bibliothèque de modèles de liste de contrôle !

⬇️ Cliquez ici pour voir les modèles de SOP marketing prêts à l'emploi de Process Street

Intégration des clients pour une agence de marketing (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle d'intégration des clients pour une agence de marketing dans un nouvel onglet !

Test AB (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de test AB dans un nouvel onglet !

Création d'une newsletter (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir la création d'un modèle de newsletter dans un nouvel onglet !

⬇️ Cliquez ici pour voir les modèles de SOP informatiques prêts à l'emploi de Process Street

Sécurité du serveur de messagerie (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de sécurité du serveur de messagerie dans un nouvel onglet !

Meilleures pratiques de sauvegarde des données client (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de meilleures pratiques de sauvegarde des données client dans un nouvel onglet !

Modèle de liste de contrôle pour la gestion des mots de passe d'entreprise (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de liste de contrôle de gestion des mots de passe d'entreprise dans un nouvel onglet !

⬇️ Cliquez ici pour voir les modèles de SOP de vente au détail prêts à l'emploi de Process Street

Liste de contrôle d'intégration des employés du commerce de détail (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de liste de contrôle d'intégration des employés du commerce de détail dans un nouvel onglet !

Liste de produits de commerce électronique (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de liste de produits de commerce électronique dans un nouvel onglet !

Liste de contrôle quotidienne d'ouverture de magasin (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de liste de contrôle d'ouverture d'histoire quotidienne dans un nouvel onglet !

⬇️ Cliquez ici pour voir les modèles de SOP de construction prêts à l'emploi de Process Street

Modèle de proposition de construction (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de proposition de construction dans un nouvel onglet !

Rapport d'avancement de la construction (modèle SOP)

Cliquez ici pour ouvrir le modèle de rapport d'avancement de la construction dans un nouvel onglet !

Modèles Microsoft Word gratuits pour créer vos SOP

La voie traditionnelle à suivre lorsqu'une personne souhaite commencer à documenter ses procédures opérationnelles standard consiste à commencer la tâche dans un système de traitement de texte et à créer une série de documents plus petits qui peuvent éventuellement être rassemblés pour former un manuel plus volumineux.

Essentiellement, c'est comme écrire un livre .

Le premier modèle que nous présenterons est l’un des plus utiles. Je vais vous expliquer pourquoi.

Un modèle à usage général avec des notes explicatives

Les procédures opérationnelles standard sont importantes dans tous les secteurs, mais particulièrement appréciées dans le secteur des soins de santé. Des vies sont en jeu et les processus déclarés doivent être suivis très attentivement.

Plus qu'un simple modèle dans lequel vous pouvez saisir des informations, ce document contient du texte surligné dans chaque section qui vous explique comment aborder chaque tâche.

En ce sens, le document agit comme à la fois un modèle d'écriture et un guide d'écriture ; guider l'utilisateur de manière claire et concise à travers le document.

Plus de modèles de procédures opérationnelles standard du NHS

Pour terminer nos modèles de procédures opérationnelles standard à usage général, nous allons revenir au modèles conçus par l'Université d'Oxford destiné à être utilisé au sein du National Health Service en Grande-Bretagne.

Nous présenterons un certain nombre de modèles de niche plus adaptés à des objectifs spécifiques. Celles-ci devraient vous montrer comment construire des SOP complexes tout en vous fournissant les modèles à utiliser dans votre entreprise si vous avez ces besoins.

Conception de base de données Excel

Ce modèle fonctionne comme un exemple de SOP pour savoir comment standardiser la configuration des bases de données dans Microsoft Excel .

L'objectif spécifique de ce modèle est la configuration de la base de données à des fins de recherche médicale, mais la structure peut être adaptée pour répondre à tous les besoins de la base de données. Le vrai détail réside dans les procédures que vous pouvez rédiger pour répondre à vos besoins spécifiques.

Modèles de SOP d'évaluation des risques pour revoir vos procédures

J'espère qu'à présent, vous vous sentirez assez à l'aise avec ce qui est exigé de vos procédures opérationnelles standard et avec la manière dont vous pouvez les aborder.

Toutefois, aucune procédure opérationnelle standard n'est complète tant que les évaluations des risques n'ont pas été réalisées.

En tant que tel, nous avons inclus 5 liens ici pour que vous puissiez les explorer . Nous proposons deux modèles spécialement conçus pour l'évaluation des risques, ainsi qu'un exemple de document pour vous montrer à quoi pourrait ressembler la version finale. Nous proposons ensuite deux autres évaluations des risques à usage général pour ceux d'entre vous qui n'aspirent pas aux niveaux ISO et qui effectuent un processus de documentation plus informel.

Modèles de SOP premium

Si vous recherchez les modèles SOP les plus complets et de haute qualité (lire chers), ne cherchez pas plus loin que la collection Bizmanualz écrite par Chris Anderson, DBA, LSSBB.

Bizmanualz est une bibliothèque premium de modèles SOP livrés dans différents formats (y compris Word) avec des produits allant d'un modèle de procédure unique à un manuel d'entreprise complet.

Des manuels complets du PDG et du directeur financier aux modèles de procédures spécifiques à un département tels que les manuels de procédures de comptabilité, de finance et de politique informatique, Bizmanualz est la collection SOP la plus complète du marché.

Nous avons été impressionnés par la bibliothèque exhaustive Bizmanualz qui compte plus de 1 200 modèles SOP. Les manuels de procédures couvrent les principaux départements d'une entreprise, comprenant plus de 7 000 pages de documentation détaillée des procédures, toutes disponibles en téléchargement numérique immédiat.

Nous apprécions également le fait qu’ils proposent un échantillon que vous pouvez obtenir gratuitement.

Choisissez le bon modèle SOP et commencez

Même si cela peut être intimidant lorsque vous commencez à rédiger des procédures opérationnelles standard pour la première fois, nous espérons que ces modèles, explications et exemples ont rendu la tâche à accomplir un peu plus claire.

Une fois que vous avez reconnu les structures partagées entre les différents modèles, vous pouvez commencer à voir quels sont les éléments essentiels et quelles sont les inclusions facultatives.

Avec cette connaissance à l'esprit, vous pouvez regardez au-delà du langage inutilement verbeux normalement utilisé dans les SOP pour voir qu'il ne s'agit que de documents de processus très approfondis.

Alors choisissez un modèle – ou deux – et commencez à documenter votre première procédure .

Avant de vous en rendre compte, vous aurez entre les mains un manuel complet sur le niveau ISO !

Avez-vous déjà rédigé des procédures opérationnelles standard ? Quelles ressources recommanderiez-vous à quelqu’un qui s’en approche pour la première fois ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !