Comment créer un lien SharePoint

Présentation des liens SharePoint

SharePoint est une formidable plateforme de travail. Il a une particularité : liens ! Grâce à ceux-ci, les utilisateurs peuvent accéder rapidement à leurs fichiers et pages.

Vous pouvez créer un lien avec le type de contenu « Lien vers le document ». Vous pouvez également créer un raccourci pour les documents et l'utiliser comme lien. Vous pouvez également essayer de personnaliser les hyperliens SharePoint pour en créer des hyperliens conviviaux avec des titres. Vous pouvez également utiliser les types de champs URL pour ajouter des liens hypertexte lors de la modification dans des listes ou des bibliothèques. De plus, vous pouvez désactiver le partage des hyperliens en dehors de l’organisation. avec le paramètre URL ci-dessous.

Lors de la création de liens, voici quelques détails à retenir :

• Vérifiez les autorisations sur les dossiers et les pages.
• Soyez prudent lorsque vous partagez informations sensibles via un lien.
• Demandez au service informatique ou à des experts si vous n’êtes pas sûr de pouvoir lier quelque chose.

Suivez ces conseils et créez facilement des liens dans SharePoint. Testez toujours vos liens après la création. Amusez-vous à créer des liens !

Création d'un lien SharePoint

Pour créer un lien SharePoint, vous devez accéder au site SharePoint et sélectionner le document ou l'élément que vous souhaitez partager. Ensuite, cliquez simplement sur Copier le lien pour générer un lien partageable. Cette section sur la création d'un lien SharePoint expliquera comment procéder et bien plus encore pour vous aider à partager efficacement des documents et des informations importants avec votre équipe.

Accéder au site SharePoint

1. Ouvrir un navigateur Internet
2. Aller vers Page de connexion à Office 365
3. Tapez votre email et mot de passe
4. Localisez le Application SharePoint sur le tableau de bord/page d'accueil, cliquez pour lancer.
5. Sur la page d'accueil, familiarisez-vous avec le interface utilisateur et options de collaboration .
6. Si vous êtes nouveau, prenez le temps de explorer et comprendre comment cela fonctionne .

Création de liens dans SharePoint C'est aussi simple : localisez le document/fichier que vous souhaitez partager, cliquez sur « Copier le lien » dans le menu contextuel ou sur « Obtenir un lien ».
Sélectionnez l'un des quatre liens disponibles en fonction du niveau d'autorisation d'accès (Afficher/Modifier), des options de sécurité (Tout le monde/Personnes spécifiques) et de la date d'expiration .

Activer les notifications pour tenir les utilisateurs informés des modifications apportées aux fichiers/documents. En quelques clics, votre équipe peut collaborer de manière transparente sans aucun problème de contrôle de version.

Accéder à SharePoint ne doit pas être compliqué, suivez simplement les étapes de ce guide et utilisez pleinement ses fonctionnalités. Choisir n'a jamais été aussi simple !

Sélection du document ou de l'élément

Lors de la sélection d'un document ou d'un élément pour la liaison SharePoint, les considérations clés sont pertinence, objectif et accessibilité . Identifiez les mots-clés, les concepts et l'objectif global pour faire un choix éclairé. Cela ajoutera de la valeur à votre contenu et améliorera l’expérience des lecteurs.

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Optez pour un format plus basique comme PDF ou Word au lieu de feuilles de calcul interactives complexes. Utiliser métadonnées ou balises personnalisées pour organiser et catégoriser le contenu. Créez des documents connexes pour fournir des informations contextuelles et générales. Une sélection réfléchie crée des liens SharePoint efficace et convivial .

En cliquant sur Copier le lien

Avez-vous besoin de partager un fichier SharePoint ? En cliquant Copier le lien est un moyen simple de donner accès à quelqu'un. Voici comment:

1. Accédez au fichier dans SharePoint.
2. Cliquez sur les points de suspension (…) à côté du nom de fichier.
3. Sélectionner Copier le lien dans la liste déroulante.

De cette façon, vous pouvez copier le lien et le donner à quiconque en a besoin. N'oubliez pas : toute personne disposant du lien peut afficher ou modifier le fichier (en fonction du niveau d'autorisation). Alors, ne le laissez que aux personnes autorisées.

Fait amusant: Copy Link a été introduit pour la première fois dans SharePoint 2016. Une si petite fonctionnalité, mais elle a rendu le partage de fichiers beaucoup plus facile pour les personnes du monde entier. Partager, c'est prendre soin – à moins qu'il ne s'agisse d'un lien SharePoint, il doit rester en sécurité !

Partager le lien SharePoint

Pour partager efficacement votre lien SharePoint, vous devez prendre en compte deux éléments : les autorisations appropriées et la méthode de partage. Afin de le faire efficacement, vérifiez les autorisations nécessaires que vous souhaitez accorder à votre collègue. Ensuite, vous pouvez partager le lien par e-mail ou par SMS.

Choisir les autorisations appropriées

Les bonnes autorisations sont essentielles lors du partage d’un lien SharePoint. Ils décident qui peut accéder au contenu et le modifier. Assurez-vous d'accorder les autorisations appropriées pour éviter tout accès non autorisé.

Connaître le trois types d'autorisations dans SharePoint : niveaux d'autorisation, autorisations de groupe et autorisations d'utilisateur .

• Niveaux d'autorisation sont des ensembles d'autorisations qui spécifient des actions telles que la lecture, l'écriture ou la suppression.
• Autorisations de groupe sont donnés à un groupe de personnes ayant des besoins d’accès similaires.
• Autorisations utilisateur sont remis aux utilisateurs individuels.

Attribuer correctement les autorisations garantira la confidentialité de votre équipe, tout en garantissant le succès. Pensez à accorder une autorisation limitée ou restreinte aux collaborateurs externes qui n’ont pas besoin d’un accès complet.

Cible technologique dit, Les autorisations sont basées sur l'appartenance d'un principal à un groupe de sécurité . Il est essentiel de catégoriser et de gérer l’adhésion des utilisateurs aux groupes de sécurité pour faciliter le suivi et l’audit.

Les liens SharePoint facilitent le partage. Mais sans une attention particulière aux autorisations, cela peut entraîner des violations de données aux conséquences graves. Choisissez le bon, en tenant compte des besoins de votre projet.

Envoi du lien par e-mail ou SMS

Partagez le lien SharePoint avec vos collègues par e-mail ou SMS ! Copiez simplement depuis SharePoint et collez-le dans le message. Ajoutez un message pour donner le contexte du lien.

Vérifiez si tout le monde a accès ou doit obtenir l'accès avant de partager .

La sécurité est essentielle lorsque les informations du site SharePoint sont sensibles ou confidentielles . Protéger par mot de passe le lien ou utiliser un service de messagerie crypté.

Conseil de pro : Utilisez le texte d'un lien hypertexte personnalisé au lieu d'une URL longue lors de l'envoi d'un lien SharePoint par courrier électronique. Plus clair et plus facile pour les destinataires de comprendre sur quoi ils cliquent.

Modification ou suppression d'un lien SharePoint

Pour modifier ou supprimer un lien SharePoint, accédez à l'option Gérer les liens. Cela vous donnera la possibilité de mettre à jour ou de supprimer le lien selon vos besoins. En sachant comment effectuer ces tâches simples, vous pouvez garder vos liens SharePoint organisés et à jour en quelques clics seulement.

Accéder à l'option Gérer les liens

Accédez à l'option Gérer les liens pour gérer les liens SharePoint . Suivez ces étapes:

1. Accédez à la page avec le lien
2. Passez la souris et cliquez sur les trois points qui apparaissent
3. Choisissez ensuite Modifier le lien ou Supprimer le lien

N'oubliez pas que seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier ou supprimer des liens SharePoint pour des raisons de sécurité. .

SharePoint 2010 est l'endroit où tout a commencé ! La fonctionnalité Gérer les liens a été créée pour faciliter la maintenance du site Web pour tout le monde. C’est un incontournable pour mettre à jour et maintenir le contenu à jour. La mise à jour ou la suppression de votre lien SharePoint est désormais simple et sans stress !

Mettre à jour ou supprimer le lien

Mettre à jour ou supprimer un lien SharePoint ? Hyper simple ! Suivez simplement ces 6 étapes :

1. Connectez-vous à votre site et accédez à la page.
2. Passez la souris sur le lien pour ouvrir l'icône d'édition.
3. Mettez à jour l'URL ou la description, ou sélectionnez « Supprimer le lien » pour supprimer.
4. Cliquez sur « OK » pour enregistrer ou sur « Annuler » pour abandonner.
5. Actualisez la page pour confirmer que le lien a été mis à jour/supprimé.
6. Répétez l’opération pour les autres liens nécessitant une mise à jour/suppression.

Il est important de se rappeler que la suppression d’un lien ne supprimera aucun fichier/document connecté ; prendre d'autres mesures si nécessaire.

De plus, SharePoint propose suivi de l'historique des versions pour chaque lien afin que les utilisateurs puissent revenir à des versions spécifiques selon leurs besoins.

SharePoint a été lancé pour la première fois en 2001 dans le cadre de Microsoft Office, mais est désormais un produit autonome utilisé par les organisations du monde entier. Organisez soigneusement vos liens SharePoint avec des étiquettes et sans détails !

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Meilleures pratiques pour les liens SharePoint

Pour garantir le succès de vos liens SharePoint, utilisez ces bonnes pratiques. En utilisant des noms de liens descriptifs, en examinant et en supprimant régulièrement des liens et en conservant les autorisations appropriées, vous pouvez optimiser la fonctionnalité de vos liens.

Utilisation de noms de liens descriptifs

Pour une communication efficace sur SharePoint, les noms de liens descriptifs sont indispensables . Évitez les expressions comme cliquez ici et utilisez des étiquettes qui décrivent clairement le contenu de la page. Les noms de liens descriptifs aident les utilisateurs à naviguer facilement sur votre site et facilitez la lecture de votre contenu par les moteurs de recherche.

Lorsque vous rédigez des noms de liens, concentrez-vous sur le contenu de la page. Au lieu de Cliquez ici pour en savoir plus sur nos services , utiliser Explorez notre liste complète de services . Gardez les étiquettes brèves, conviviales et sans jargon.

Assurez-vous que les noms de vos liens reflètent fidèlement le contenu lié . Si les utilisateurs cliquent sur un lien contenant des informations incorrectes, cela affecte leur expérience sur votre site. Avant de publier un lien, vérifiez que l'étiquette reflète le contenu de la page.

Les noms de liens descriptifs sur SharePoint améliorent l’expérience utilisateur et profitent au référencement. Gardez les étiquettes précises, concises et axées sur le contenu de la page . De cette façon, vous créerez une plate-forme facilement navigable pour les visiteurs.

Examiner et supprimer régulièrement des liens

La suppression régulière des liens inutiles est essentielle pour maintenir votre site SharePoint en bonne santé. Voici ce qu’il faut garder à l’esprit lors de l’examen et de la suppression de liens :

1. Vérifiez si le lien est toujours pertinent et si quelqu'un dans votre équipe l'utilise.
2. Découvrez si le lien vous mène à une page cassée ou obsolète et s'il existe une meilleure source.
3. Passez en revue les liens créés pour des choses temporaires, telles que l'inscription à un événement et les offres expirées.
4. Débarrassez-vous des liens en double qui mènent au même contenu ; ils peuvent dérouter les utilisateurs et donner à votre site un aspect désordonné.
5. Créez des catégories pour vos liens. Mettez ceux qui ne sont pas souvent utilisés dans un dossier d'archive.
6. Utilisez des outils de suivi des liens pour surveiller les liens les plus consultés par les utilisateurs de votre site.

N'oubliez pas que tous les liens ne doivent pas être supprimés, mais uniquement ceux qui ne sont pas utiles ou nécessaires. Nettoyer votre site SharePoint améliorera l’efficacité et l’expérience utilisateur.

Conseil de pro : Désignez un propriétaire de site pour superviser toute modification ou maintenance effectuée sur les liens SharePoint. Ainsi, rien n'est oublié et tout reste organisé.

Et rappelez-vous : donner à tout le monde accès à tout sur SharePoint, c'est comme permettre à tout votre quartier de fouiller dans votre tiroir à sous-vêtements !

Maintenir les autorisations appropriées

Il est essentiel de garantir que les utilisateurs ont uniquement accès aux informations requises : créez des groupes et attribuez des autorisations en fonction des rôles. Examinez et mettez régulièrement à jour ces autorisations à mesure que les employés vont et viennent ou que les rôles changent. Envisagez des outils de gestion automatique des autorisations pour réduire les mises à jour manuelles.

Un exemple classique d'autorisations inappropriées s'est produit en 2014 lorsqu'un sous-traitant du ministère américain de la Défense a divulgué des documents classifiés via un site SharePoint non sécurisé.

Le maintien des autorisations appropriées est essentiel pour la sécurité des données SharePoint. Se souvenir de examiner et mettre à jour fréquemment , et utilisez des outils automatiques pour protéger votre entreprise de toute fuite ou violation.

Conclusion et récapitulation des étapes

SharePoint est un excellent outil pour les entreprises ! En quelques clics seulement, vous pouvez facilement créer un lien SharePoint. Voici un rappel de la façon de procéder :

1. Accédez à votre site SharePoint.
2. Choisissez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager.
3. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit.
4. Copiez le lien et partagez-le avec vos collègues ou coéquipiers par e-mail ou via des applications de messagerie.

N'oubliez pas : vous pouvez personnaliser les autorisations pour des fichiers et des dossiers individuels. Mais il est préférable d’utiliser les meilleures pratiques de sécurité.

N'oubliez pas que prendre les bonnes mesures de contrôle d'accès peut contribuer à protéger vos données. Avant de partager les liens, évaluez et analysez les conditions d'accès.

La création de liens SharePoint facilite la communication dans une organisation. Cela augmentera la productivité et l’efficacité. Ne laissez pas la peur de manquer quelque chose vous empêcher d’utiliser cet outil. Commencez à créer ces liens et contribuez à améliorer la collaboration entre les équipes.

Questions fréquemment posées

1. Qu'est-ce que SharePoint ?

SharePoint est une plateforme Web de collaboration et de gestion de documents développée par Microsoft. Il permet aux utilisateurs de créer et de gérer des sites, des documents, des bibliothèques, des listes, etc.

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2. Comment créer un lien SharePoint ?

Pour créer un lien SharePoint, accédez au document ou au fichier auquel vous souhaitez créer un lien, cliquez sur les points de suspension (…) dans le coin supérieur droit et sélectionnez Copier le lien dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite coller le lien où vous le souhaitez.

3. Puis-je personnaliser le lien SharePoint ?

Oui, vous pouvez personnaliser le lien SharePoint en cliquant sur le bouton Paramètres à côté du lien que vous avez copié et en sélectionnant Paramètres dans le menu déroulant. À partir de là, vous pouvez choisir d’autoriser la modification, de définir les dates d’expiration, etc.

4. Comment partager un lien SharePoint ?

Pour partager un lien SharePoint, copiez simplement le lien comme décrit ci-dessus et envoyez-le à la ou aux personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager. Vous pouvez également partager le lien par e-mail, Microsoft Teams ou d'autres outils de collaboration.

5. Est-il possible de révoquer un lien SharePoint ?

Oui, vous pouvez révoquer un lien SharePoint en accédant au menu Paramètres du lien et en sélectionnant Modifier les autorisations du lien. À partir de là, vous pouvez supprimer l’accès à des personnes ou à des groupes spécifiques, ou même modifier le lien afin qu’il ne soit plus accessible.

6. Comment gérer les liens SharePoint ?

Vous pouvez gérer les liens SharePoint en accédant à la section Liens de votre site SharePoint. À partir de là, vous pouvez voir tous les liens que vous avez créés, modifier leurs paramètres et même les supprimer si nécessaire.