Introduction
Les sites SharePoint sont comme des relations nécessitant beaucoup de maintenance : ils exigent de l'attention, du temps et un statut public. . Si un site SharePoint n’est pas public, cela peut entraîner toute une série de problèmes. Que vous souhaitiez partager des informations importantes avec des parties prenantes ou collaborer avec des parties externes, la conversion du site en public est essentielle.
Voici comment procéder :
- Allez dans « Paramètres du site », puis sélectionnez « Autorisations du site » et cliquez sur « Accès anonyme ». Cela permet aux utilisateurs non authentifiés d'accéder au site. Cependant, cela comporte des risques de sécurité, alors assurez-vous de mettre en place les précautions appropriées.
Récemment, l’un de nos clients a eu des difficultés à partager des données SharePoint en externe en raison du statut privé de son site. Avec notre aide, leur site a été rendu public en quelques minutes, sans compromettre la sécurité.
Rendre un site SharePoint public peut sembler intimidant ; cependant, suivre ces étapes devrait faciliter la conversion de n’importe quel site privé en réseaux accessibles – sans vous exposer à des interférences externes ou à des cyberattaques. Bon partage !
Comprendre les sites SharePoint
Pour comprendre les types de sites SharePoint et rendre votre site public, continuez à lire ! Différents types de sites SharePoint fournissent des fonctions spécifiques qui répondent aux besoins de votre entreprise. Rendre un site SharePoint public présente de nombreux avantages, et nous les explorerons en détail.
Différents types de sites SharePoint
Les sites SharePoint se présentent sous différentes formes et tailles. Sites d'équipe sont destinés à la collaboration au sein du groupe. Sites de communication sont destinés au partage d'informations et de nouvelles. Sites de publication laissez-vous partager avec des étrangers. Et chantiers aider à gérer les tâches. De plus, SharePoint a sites pivots qui permettent une navigation et une recherche à l'échelle de l'organisation.
Conseil de pro : Obtenez un site hub pour votre SharePoint pour une meilleure navigation et recherche. Partagez votre site SharePoint et voyez l'amour (et le spam) qu'il reçoit !
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Avantages de rendre un site SharePoint public
Rendre votre site SharePoint public offre de nombreux avantages que vous n'obtiendriez pas avec un site uniquement interne. Découvrez ces avantages :
- Visible – Les gens peuvent voir ce que vous faites et savoir ce que vous proposez.
- Collaboration améliorée – Plus il y a de personnes pouvant accéder au site, plus elles peuvent contribuer, ce qui conduit à de meilleurs résultats du projet.
- Promotion de la marque – Le site public renforce la notoriété de la marque et attire d’éventuels clients ou investisseurs.
- Partage convivial – Le partage de contenu ou de fichiers avec des tiers est plus simple et plus fluide avec des liens publics.
- Contrôle d'accès facile – La gestion des autorisations se fait sans effort sur les sites publics : les équipes n'ont pas besoin de demander au support informatique les informations d'identification pour chaque nouvel utilisateur.
- Un meilleur intranet – Les publics internes bénéficient également des sites SharePoint publics via un accès pratique aux données susceptibles d'améliorer leur prestation de services, avec des paramètres de sécurité supplémentaires.
De plus, grâce à l'abonnement SharePoint Online, les entreprises peuvent créer des sites Web publics sans aucun coût supplémentaire. Cela modifie la façon dont les gens perçoivent vos informations de manière positive, influençant ainsi les décisions commerciales.
Conseil de pro : Soyez attentif aux éléments de votre site qui pourraient enfreindre les politiques ou offenser les gens. Testez en externe avant de mettre en ligne sur les plateformes de médias sociaux comme Facebook, Twitter et LinkedIn.
Le partage est essentiel, mais rendez votre site SharePoint public uniquement auprès de personnes de confiance : c'est comme partager une brosse à dents !
Rendre un site SharePoint public
Pour rendre votre site SharePoint public, vous devez accéder aux paramètres du site, sélectionner les autorisations du site, modifier les niveaux d'autorisation, ajouter un accès anonyme et enregistrer les modifications. Ces sous-sections offrent une solution étape par étape pour permettre à des tiers d'accéder et d'interagir avec votre site.
Accédez aux paramètres du site
Pour rendre votre site SharePoint public, vous devez accéder à Paramètres du site – un outil indispensable pour personnaliser votre site SharePoint. Suivez ces étapes pour accéder facilement aux paramètres du site !
- Cliquez sur l'icône d'engrenage – située dans le coin supérieur droit de l'écran lorsque vous êtes connecté au site SharePoint.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres du site.
- Faites défiler vers le bas pour trouver la section Actions du site.
- Cliquez dessus pour obtenir plus d'informations sur la gestion de votre site SharePoint.
- Localisez et cliquez sur Rendre ce site public pour ouvrir les autorisations.
Ces étapes simples vous aideront à accéder aux paramètres du site sans aucune difficulté. Notez que tous les utilisateurs n'ont pas le pouvoir d'apporter des modifications ou de modifier les paramètres, car seuls les administrateurs ou les utilisateurs autorisés disposent d'un accès administrateur.
En 2012, il y a eu un problème lié à la communication anonyme de Microsoft SQL Server via le service de connexions de données SharePoint. La solution consistait à naviguer vers Configurez le service Banque d'informations sécurisée.
N'oubliez pas : le partage est une démarche attentionnée, à moins qu'il ne s'agisse de votre site SharePoint. Il s'agit alors d'accorder des autorisations sélectives.
Sélectionnez les autorisations du site
Choisir les autorisations de site appropriées est essentiel lors de la publication de votre site SharePoint. Cela décide qui peut accéder à votre contenu et quel degré de contrôle ils ont sur celui-ci. Garantissez que chaque utilisateur dispose des privilèges appropriés pour bloquer les accès non approuvés ou les violations de données.
Pour différent groupes, personnes ou utilisateurs externes , accordez des autorisations distinctes pour garantir les paramètres de sécurité nécessaires. Distinguer les rôles et les devoirs en accordant des droits appropriés à des individus particuliers. Gérez les demandes d'accès et affichez les rapports d'utilisation de manière cohérente pour détecter toute incohérence.
N'oubliez pas qu'une mauvaise sélection d'autorisations peut s'avérer coûteuse en termes de perte ou de préjudice de données. Restez informé des mises à jour de sécurité et des limitations les plus récentes pour protéger votre site SharePoint contre les cybermenaces, les poursuites potentielles et les atteintes à l'image publique.
Ne manquez pas la sécurisation de votre précieux site SharePoint en ignorant les autorisations pendant sa phase de développement. Utilisez les mesures préventives nécessaires pour protéger vos actifs informationnels contre les actes répréhensibles tout en maintenant une accessibilité à 100 % pour les utilisateurs autorisés.
Lorsqu'il s'agit d'ajuster les niveaux d'autorisation dans SharePoint, n'oubliez pas : un grand pouvoir implique de grandes responsabilités .
Modifier les niveaux d'autorisation
Pour rendre votre site SharePoint public, la gestion des autorisations est essentielle. Les niveaux d'autorisation déterminent ce que les utilisateurs peuvent et ne peuvent pas faire. Suivez ces étapes pour les modifier :
- Accédez aux paramètres du site : cliquez sur l'icône « engrenage » dans le coin supérieur droit de votre site SharePoint. Cliquez ensuite sur « Paramètres du site ».
- Choisissez les autorisations : sous « Utilisateurs et autorisations », sélectionnez « Autorisations du site ».
- Modifier les niveaux d'autorisation : sélectionnez l'utilisateur ou le groupe dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur 'Modifier les autorisations de l'utilisateur'. Vous pouvez choisir entre Contrôle total, Conception, Modifier, Contribuer et Lire.
Soyez prudent lorsque vous modifiez les niveaux d'autorisation. Un accès non autorisé ou des modifications des données vitales peuvent survenir.
SharePoint propose également d'autres moyens de gérer l'accès, comme le partage de liens au lieu d'inviter directement des personnes. Examinez ces options lorsque vous rendez votre site SharePoint public ! Qui a besoin de mots de passe ? Laissez Internet avoir un accès gratuit !
Ajouter un accès anonyme
Pour toucher un public plus large, les entreprises et les organisations doivent avoir une présence en ligne . L'accès anonyme est le moyen de rendre public un site SharePoint. Voici comment:
- Accédez aux paramètres du site et sélectionnez Autorisations du site.
- Cliquez sur Accès anonyme.
- Choisissez le niveau d'accès au contenu public.
- Cliquez sur OK et enregistrez vos modifications.
Soyez attentif au contenu public que vous partagez . Évitez de divulguer des informations sensibles, telles que des dossiers financiers et des données privées.
L'accès anonyme existe depuis SharePoint 2007. Il offre un moyen sécurisé de partager des informations avec le public. En 2018, Microsoft a amélioré cette fonctionnalité pour inclure du contenu visible sur le Web mobile. Enregistrer les modifications – résultats imprévisibles avec SharePoint.
Sauvegarder les modifications
Apporter des modifications à un site SharePoint est nécessaire pour le rendre public. « Enregistrer les modifications » joue un rôle important dans la validation de la préservation de toutes les mises à jour. Un avantage de SharePoint est que les nouvelles modifications se reflètent instantanément sur le site Web.
Lors de la modification de votre SharePoint, l’enregistrement des modifications garantit que tous les nouveaux ajustements sont enregistrés avec précision. Sans ces modifications critiques, tout le travail effectué sur le site Web peut être inutile. Alors, appuyez toujours sur le bouton « Enregistrer les modifications » lorsque vous effectuez des ajustements.
En plus de stocker vos modifications et mises à jour, SharePoint permet une collaboration simultanée avec différents utilisateurs tout en rendant les mises à jour publiques. Cela réduit le temps consacré à la maintenance du site Web en permettant à plusieurs éditeurs de travailler en tandem sur des documents et des bases de données partagés.
Selon les rapports du magazine Forbes de juin 2021, Microsoft Teams et SharePoint comptent plus de 145 millions d'utilisateurs dans le monde. Leur popularité croissante met en évidence à quel point ces plateformes sont devenues essentielles pour les entreprises qui s'efforcent d'améliorer leurs opérations et d'optimiser leurs systèmes de gestion des flux de travail.
Il est temps de vérifier si votre site SharePoint peut supporter l’examen minutieux du public. Ou va-t-il échouer comme un mauvais humoriste ?
Test du site SharePoint public
Vous testez un site SharePoint public ? Vous devez vous assurer que tous les détails sont exacts et accessibles. Regarde ça les liens fonctionnent, les images s'affichent et les informations sont correctes . Assurez-vous également que votre site fonctionne sur différents appareils. Enfin, faites d’abord un essai avec quelques personnes.
Fait amusant: SharePoint compte plus de 200 millions d'utilisateurs dans le monde. Assurez-vous de suivre les meilleures pratiques pour éviter toute violation de données embarrassante.
Meilleures pratiques pour rendre public un site SharePoint
Pour créer un site SharePoint public réussi, vous devez suivre certaines bonnes pratiques. Pour y parvenir, vous devez vous concentrer sur trois sous-sections essentielles : Considérations de sécurité, Gestion de contenu et Maintenance du site. Ces pratiques garantiront un site SharePoint sécurisé, organisé et bien entretenu qui répond aux besoins de votre public cible.
Considérations de sécurité
Assurer la sécurité d’un site SharePoint public est essentiel . Configurez des protocoles d'authentification, des mots de passe et des autorisations pour arrêter les accès non autorisés et la perte de données. Appliquez régulièrement des mises à jour pour réduire les vulnérabilités.
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L’éducation des utilisateurs est également importante. Guidez les utilisateurs sur la création de mots de passe forts, la détection des tentatives de phishing et la navigation sécurisée. Impliquez les employés dans la détection des risques et le signalement des activités suspectes.
Sélectionnez une option d'hébergement qui répond aux exigences de sécurité. Par exemple, recherchez les certificats SSL, les systèmes de protection DDoS et de détection d'intrusion.
Une entreprise n’a pas réussi à le faire et a dû faire face à des répercussions juridiques et à une atteinte à sa réputation. . Évitez la même erreur : donnez la priorité à la sécurité de votre site SharePoint public. Gérez le contenu avec le contrôle de version et les balises de métadonnées – comme des chats de berger !
Gestion de contenu
La publication d'un site SharePoint au public nécessite une gestion de contenu efficace. Cela crée un flux constant de visiteurs qui s'engagent.
Comprenez votre public. Utilisez un langage facile à comprendre. Regroupez le contenu pour faciliter la navigation. Gardez les liens à jour.
Mettre en œuvre des flux de travail au sein de l'organisation. Les examens d’assurance qualité et de contrôle sont essentiels avant de publier quoi que ce soit.
Effectuer des examens réguliers de la fonction de recherche du site. Cela donne de meilleurs résultats et simplifie la navigation.
Suivez ces bonnes pratiques. Cela augmente l’exposition et crée une communauté active.
Comme une voiture, assurez le bon fonctionnement de votre site SharePoint. Changez l’huile régulièrement ou vous serez coincé sur l’autoroute de l’information.
Entretien des sites
Conserver un site SharePoint est essentiel pour bonnes performances et satisfaction des utilisateurs . Une maintenance régulière, telle que des mises à jour et des sauvegardes, évite les problèmes et assure le bon fonctionnement du site. La suppression des fichiers et données inutiles peut également accélérer le temps de chargement et améliorer les fonctionnalités du site. .
Mais la maintenance ne se limite pas aux mises à jour et aux sauvegardes régulières. Vous devez surveiller le contenu pour s’assurer qu’il est à jour et utile . Analytics peut vous aider à suivre le comportement des visiteurs sur le site, à détecter les problèmes et à apporter des améliorations.
La gestion des niveaux d’accès des utilisateurs est également essentielle. Assurez-vous que les utilisateurs n’ont accès qu’à ce dont ils ont besoin, tout en protégeant les informations sensibles.
Parfois, des problèmes inattendus surgissent et nécessitent une attention immédiate. Par exemple, une mise à jour ou une modification qui a un impact négatif sur la présentation ou les fonctionnalités du site. Dans ce cas, un un système de support fiable est essentiel pour une résolution rapide .
N'oubliez pas : gardez le public engagé et diverti !
Conclusion
Vous avez réussi en rendant votre site SharePoint public ! Cela vous permet de collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation, ce qui conduit à une meilleure productivité et communication. Cependant, il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger toute donnée confidentielle.
Pour créer un site SharePoint public, suivez les étapes décrites et assurez-vous que les autorisations appropriées sont définies pour les utilisateurs externes. Vous pouvez personnaliser l’apparence du site et ajouter des composants WebPart pour répondre à vos besoins individuels.
Gardez toujours un œil sur qui a accès au site et éliminer tout utilisateur non autorisé. Avec une gestion appropriée, un site SharePoint public peut être un excellent outil pour partager des informations et travailler avec d’autres.
Bénéficiez des avantages d'un site SharePoint public ! Suivez ces étapes et commencez immédiatement à diffuser vos connaissances.
Questions fréquemment posées
Q : Comment rendre mon site SharePoint public ?
R : Pour rendre votre site SharePoint public, vous devez activer l'accès anonyme dans les paramètres d'autorisations du site. Cela permettra à quiconque d’accéder au site sans avoir besoin de se connecter.
Q : Puis-je choisir quelles parties de mon site SharePoint sont publiques ?
R : Oui, vous pouvez personnaliser les autorisations pour des listes, bibliothèques et pages individuelles au sein de votre site SharePoint. Cela vous permet de rendre publiques uniquement certaines parties du site, tout en gardant les autres privées.
Q : Le fait de rendre mon site SharePoint public affectera-t-il sa sécurité ?
R : Oui, rendre votre site SharePoint public peut potentiellement compromettre sa sécurité. Cependant, vous pouvez atténuer ce risque en définissant correctement les autorisations, en utilisant le cryptage SSL et en surveillant régulièrement le site pour détecter tout accès non autorisé.
Q : Comment partager mon site SharePoint public avec d’autres ?
R : Une fois que votre site SharePoint est public, vous pouvez partager l'URL avec d'autres personnes par e-mail, sur les réseaux sociaux ou par d'autres moyens. Vous pouvez également ajouter un lien vers le site sur le site Web ou l’intranet de votre organisation.
Q : Ai-je besoin d’un logiciel ou d’outils spéciaux pour rendre mon site SharePoint public ?
R : Non, vous n'avez besoin d'aucun logiciel ou outil spécial pour rendre votre site SharePoint public. Tout ce dont vous avez besoin est d'accéder aux paramètres du site et de pouvoir modifier les autorisations.
Q : Puis-je limiter le nombre de personnes pouvant accéder à mon site SharePoint public ?
R : Bien que vous ne puissiez pas limiter le nombre de personnes pouvant accéder à un site SharePoint public, vous pouvez contrôler qui est autorisé à apporter des modifications au site. En limitant les autorisations de modification, vous pouvez garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier le contenu du site.
