Lorsque j’ai commencé à travailler dans le monde de l’entreprise, j’ai remarqué qu’un terme était souvent utilisé : Opérations commerciales .
Qu'est-ce que c'est que BizOps ?? Et pourquoi y a-t-il tout un département pour cela ? Que font-ils??
C’était un mystère que j’ai finalement dû lever pour ne pas paraître aussi ignorant que je l’étais aux yeux de mes collègues.
Pour ceux d'entre vous qui traversent la même lutte, BizOps est l'abréviation de business opérations, et elles sont extrêmement importantes pour une entreprise.
Laissez-moi vous guider à travers cela.
Que sont les opérations commerciales ?
Les opérations commerciales ont une portée assez large. Fondamentalement, cela implique tous les éléments d’une entreprise qui permettent à celle-ci de fonctionner et de réaliser des bénéfices.
Ce sont ces tâches quotidiennes qui assurent le bon fonctionnement de tout. Il n’existe pas d’approche unique en matière d’opérations commerciales, car chaque entreprise est différente.
Cela va être totalement différent entre un société financière et une entreprise manufacturière, par exemple. Les choses seront même différentes selon les détaillants, qu’ils soient physiques ou en ligne.
Mais ne vous inquiétez pas. Les bases des opérations commerciales sont universelles, alors parlons-en.
Éléments des opérations commerciales
Les opérations commerciales comportent quatre éléments qui ne changent pas d’un secteur à l’autre. Ils sont simplement adaptés à leur manière .
Emplacement
Toutes les nouvelles entreprises doivent choisir un lieu où elles exerceront leurs activités. Qu'il s'agisse d'une entreprise isolée, d'un gratte-ciel du centre-ville ou d'une usine de fabrication rurale, l'importance de la décision reste la même.
Et cette décision, croyez-le ou non, fait partie des opérations commerciales. Cela affecte tout :
Outlook a changé la police
- Le pool de clients disponibles
- Stockage physique
- Disposition de l'entreprise
- Stationnement des employés
Il s’agit essentiellement de l’élément de base de vos opérations commerciales.
Comment voulez-vous que les opérations se déroulent sans problème si vous avez des centaines d’employés qui recherchent chaque jour une place de stationnement ? Ou pas assez d'espace pour stocker des documents et des produits ?
Ils ne le feront tout simplement pas.
Technologie
La technologie occupe une place importante dans les opérations commerciales. Et cela comprend tout, de l'équipement d'usine au logiciel de suivi des stocks. Toute technologie que vous utilisez pour gérer votre entreprise fait littéralement partie des opérations commerciales.
Il est important de comprendre quelle technologie est importante afin de rationaliser les opérations et de rester au courant de toutes les avancées technologiques. De cette façon, vous pouvez toujours rester compétitif.
Employés
Vous n'êtes rien sans vos employés. La pierre angulaire de toute entreprise est de déterminer de quels employés vous avez besoin, combien et s’ils doivent être à temps plein, à temps partiel ou sous contrat.
La clé d’une bonne activité commerciale réside dans la constitution d’un bassin de talents bien équilibré . Vous devez trouver le juste milieu pour avoir suffisamment d’employés pour assurer le bon fonctionnement des opérations sans les embaucher ni les surmener.
Ce n’est pas facile, mais cela peut vraiment changer la donne pour les entreprises.
Processus
Dernier point mais non le moindre, les processus. Étant donné que l'entreprise pour laquelle je travaille s'appelle Process Street, on peut dire sans se tromper que celle-ci est l'une de mes préférées.
Vos processus sont les tâches récurrentes qui maintiennent les entreprises à flot. Ce sont des choses comme :
- Intégration des employés
- Facturation
- Étude de marché
- Recrutement
- Dépôt des réclamations clients
- Fabriquer un produit
Vous voyez l'image. Ces petits processus quotidiens sont essentiels au succès d’une entreprise, mais seulement s’ils sont bien exécutés.
On pourrait affirmer qu’il s’agit de l’aspect le plus important des opérations commerciales, car c’est ce qui fait avancer les choses. Si vous avez eu du mal à améliorer vos opérations commerciales, il est sage de commencer par examiner vos processus pour détecter les inefficacités.
Exemples d'opérations commerciales
Les éléments des opérations commerciales sont bons, mais à quoi cela ressemble-t-il réellement dans la pratique ? Voici quelques exemples:
Ressources humaines
Les RH sont en charge de toutes les opérations liées au cycle de vie des collaborateurs, notamment :
- Recrutement
- Intégration
- Gestion des performances
- Débarquement
Et tout le reste.
Si l’équipe RH ne parvient pas à optimiser ces opérations, cela peut avoir des conséquences majeures sur le vivier de talents d’une entreprise. Une bonne intégration a le potentiel d’augmenter la rétention des employés en jusqu'à 82 %. C'est majeur !
Afin d'optimiser les opérations RH, les tâches quotidiennes peuvent inclure des éléments tels que la recherche de moyens d'améliorer la satisfaction des employés et la création de nouveaux processus d'intégration. Bien que différents, ils sont tous deux importants pour les opérations commerciales.
Commercialisation
Vous ne pouvez pas vendre quelque chose sans marketing, n’est-ce pas ? Tous les processus récurrents dont votre équipe marketing doit faire connaître votre produit ou service relèvent des opérations commerciales.
Mais je ne parle pas seulement des campagnes flashy qu’ils réalisent ou des articles optimisés pour le référencement qu’ils écrivent. Je parle également des parties backend du marketing. Parce qu’un processus bien établi d’approbation des supports marketing est tout aussi important que les supports eux-mêmes. Les opérations se déroulent plus facilement lorsqu’il y a des approbations et donc une responsabilisation.
Les spécialistes du marketing sont également responsables de la collecte d’informations de marché bien documentées, une tâche quotidienne qui peut faire une énorme différence dans les bénéfices d’une entreprise. Donc si ce n’est pas bien fait, cela peut coûter plus cher que ce que ça vaut.
Ventes
Les opérations commerciales dans le domaine des ventes consistent à s'assurer que l'équipe commerciale dispose du maximum de temps dans la journée pour tenter de réaliser une vente.
Si les commerciaux doivent passer trop de temps à consigner des informations ou à élaborer des stratégies de vente, c’est un exemple de mauvaises opérations commerciales.
Mais en veillant au bon déroulement de tous les processus qui se déroulent dans les coulisses des réunions de vente et des appels à froid, vos commerciaux peuvent passer autant de temps que possible avec un client pour établir des relations et conclure une vente. Cela, à son tour, augmente les bénéfices et constitue un exemple de bonnes opérations commerciales.
Pour y parvenir, vous souhaiterez peut-être envisager des éléments tels que des flux de travail automatisés pour faire gagner du temps à votre équipe commerciale. Cela est lié à l’utilisation de la technologie pour améliorer vos opérations commerciales.
Finance
Cela couvre tout ce qui concerne les finances d’une entreprise, ainsi que la prise de décision financière.
C’est probablement le plus sensible de tous, car une seule erreur pourrait ruiner une entreprise pour toujours. Pour ces opérations commerciales, il ne s’agit pas de fonctionner efficacement, mais de fonctionner correctement.
En tant que tel, leurs tâches quotidiennes incluent des choses telles que :
- Créer des stratégies d'investissement
- Gestion des transactions
- Faire la paie
- Réalisation de rapports financiers
- Audit
Comme le marketing, tous les processus répertoriés ci-dessus doivent être accompagnés d'un sous-processus qui approuve chacun d'eux pour éviter les erreurs. Sans cela, ce n’est qu’une question de temps avant que quelqu’un commette une erreur qui coûte beaucoup de temps et d’argent à une entreprise.
Produit
Parmi nos cinq exemples, celui-ci est le plus large car il couvre tout, de la fabrication d'un produit réel à l'équipe produit.
L'objectif des opérations en ce qui concerne le produit est de s'assurer que l'équipe produit dispose de toutes les informations dont elle a besoin (budget, rapports, etc.) pour proposer des améliorations au produit en fonction des commentaires des clients. À son tour, l’équipe produit expose ces modifications à l’équipe en charge de la fabrication du produit.
Pour y parvenir, des processus récurrents doivent être établis pour garantir que l'équipe produit reçoive toujours de nouvelles informations provenant des autres équipes lorsqu'elles surviennent. Sans cela, l’équipe produit ne peut pas faire son travail correctement. Et si tel est le cas, le produit ne peut pas s’améliorer, ce qui peut nuire aux ventes.
Meilleures pratiques en matière d'opérations commerciales
Si cela n’est pas encore clair, les opérations commerciales sont toutes interconnectées. Si un ministère échoue dans ses opérations, cela peut avoir un effet domino sur les autres ministères. C’est pourquoi vous devez adopter les meilleures pratiques pour les opérations commerciales à tous les niveaux afin que votre organisation puisse fonctionner comme une machine bien huilée.
Rationaliser les processus
Les opérations ne sont rien sans processus. Les processus sont les éléments constitutifs de bonnes opérations. Si vous rationalisez vos processus, vous rationalisez automatiquement vos opérations.
Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour y parvenir.
- Rechercher les inefficacités dans les processus actuels
- Analyser les résultats
- Automatisez les tâches récurrentes
- Obtenez les commentaires des employés
- Effectuer des ajustements
L'automatisation des tâches récurrentes est une tâche importante car elle évite à votre équipe d'effectuer un travail subalterne qui prend beaucoup de temps. Du temps qu’ils pourraient consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L'utilisation d'un logiciel de processus métier est un excellent moyen d'automatiser ces tâches et de réduire l'inefficacité globale des processus. Bien que la plupart coûtent de l’argent, il s’agit d’un investissement rentable car il vous permet en fin de compte d’économiser plus d’argent que vous n’en dépensez en améliorant vos opérations globales.
Mesure de la performance
Fixez des objectifs réalistes et mesurables pour votre entreprise. En faisant cela, vous pouvez analyser plus facilement les performances. Cela vous permettra également d’identifier les domaines spécifiques qui nécessitent des améliorations. Quels départements ralentissent les opérations et pourquoi ?
Ces objectifs doivent être spécifiques. Si votre objectif est de générer davantage de bénéfices au cours du prochain trimestre, vous ne pourrez pas en mesurer grand-chose. Mais si votre objectif est d’augmenter vos bénéfices de 10 %, vous pouvez partager ce chiffre avec vos employés et ils sauront vers quoi travailler.
Si vous n’atteignez pas cet objectif, vous pouvez vous rendre dans chaque service et leur parler de leurs opérations pour résoudre le problème.
Surveiller les tendances
L’une des pires choses que vous puissiez faire est de stagner dans vos opérations. Toute cette attitude si ce n’est pas cassé, ne le répare pas. Cela s’applique peut-être à certaines situations, mais pas aux opérations commerciales.
Les tendances peuvent inclure des changements sur le marché et dans l'industrie, de nouvelles technologies, de nouvelles lois et des changements dans l'économie. Afin de rester compétitif, vous devez rester au top et être ouvert aux changements.
Nous appelons cela la politique d’amélioration continue. Ne vous contentez jamais de penser que ce que vous faites est assez bien. Il y a toujours des améliorations à apporter. Observez les nouvelles tendances et écoutez les commentaires de vos clients et de vos employés pour vous assurer de ne pas devenir le prochain K-Mart .
Utiliser les données pour prendre des décisions
Enfin, vous devez faire confiance aux données et les utiliser pour prendre des décisions. Même si nous souhaitons prendre des décisions basées sur nos sentiments ou nos résultats passés, ils ne sont pas toujours les meilleurs indicateurs de la direction que nous devrions prendre.
La plupart des logiciels de gestion des processus métier sont dotés d'une fonction d'analyse et de reporting qui vous permet d'examiner les mesures de tous les processus utilisés. C’est un excellent point de départ pour rechercher des données.
C’est aussi là que les tendances reviennent en jeu. L'examen d'éléments tels que l'inflation, les nouvelles politiques locales et les sondages de l'industrie peut vous indiquer les ajustements que vous devez effectuer pour améliorer vos opérations.
Combinez les deux ensembles de données et vous serez imparable !
Une dernière chose
Le terme « opérations commerciales » étant très large, il peut être difficile de savoir par où commencer si vous souhaitez l'améliorer.
Ne vous inquiétez pas, procédez simplement étape par étape. Vous pouvez simplement commencer par noter tous les différents processus utilisés dans chaque service. De là, vous vous adressez aux chefs de service et obtenez des informations sur le fonctionnement actuel des processus.
Après cela, il devrait commencer à devenir clair quels domaines vous devez améliorer pour avoir les opérations commerciales les plus optimisées. Ne soyez pas intimidé. Tu peux le faire!
