Qu'est-ce qu'un processus ? Un guide non ennuyeux pour les gens ordinaires

Les processus sont bien plus intéressants qu’on ne le pense au premier abord. Ce n’est pas une blague – ils sont intéressants, je le jure. Mais qu’est-ce qu’un processus ?

Bien qu'ils soient défini comme un ensemble de tâches de travail interdépendantes initiées en réponse à un événement qui permet d'obtenir un résultat spécifique , il y a une petite histoire qui nous aide à surmonter les tranquillisants d'entreprise et à comprendre ce qu'est un processus et pourquoi les processus sont importants.

Tout d’abord, quelques exemples de processus :

• Nettoyer le magasin
• Trouver une adresse e-mail
• Déploiement de logiciels
• Profilage des clients
• Intégrer un nouvel employé
• Planifier un mariage

Mais pourquoi ces processus ? Pourquoi ne s’agit-il pas simplement de tâches à accomplir ? Le fait est que lorsque vous formalisez un processus, vous pensez au flux de travail en gardant à l'esprit la productivité et cela facilite son exécution et son optimisation.

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Le tout premier processus métier

La première définition connue d'un processus commercial vient d'un économiste écossais. Adam Smith . Décomposant son idée jusqu'aux éléments les plus simples, en 1776, il décrit un processus commercial en place dans une usine d'épingles théorique, impliquant 18 personnes distinctes pour fabriquer une épingle :

Un homme tire le fil, un autre le redresse, un troisième le coupe, un quatrième le pointe, un cinquième le broie en haut pour recevoir la tête : faire la tête demande deux ou trois opérations distinctes : la mettre est un affaire particulière, blanchir les épingles en est une autre… et l’importante activité de fabrication d’une épingle est, de cette manière, divisée en environ dix-huit opérations distinctes, qui dans certaines manufactures sont toutes exécutées par des mains distinctes, bien que dans d’autres le même homme le fasse parfois. effectuez-en deux ou trois.

Pourquoi devrions-nous nous soucier du nombre de personnes nécessaires pour fabriquer les épingles, ou du nombre d'étapes du processus ? Eh bien, Smith a découvert que en créant un processus et en attribuant les étapes à des spécialistes individuels, la productivité a augmenté 24 000% .

Le fonctionnement d'une fabrique d'épingles du XVIIIe siècle et l'image qui a inspiré Adam Smith à écrire la première définition d'un processus commercial.

Utiliser des processus pour travailler 5 fois plus vite

Un processus est nécessaire à la division du travail car la tâche n’est plus seulement dans la tête d’une seule personne.

L'ingénieur full-stack en broches est peut-être une bonne personne pour écrire le processus, mais ne devrait pas l'exécuter seul du début à la fin : le travail est 240 fois plus efficace lorsqu'il est réparti entre des spécialistes des broches : la personne qui coupe les fils des broches. toute la journée est moins faillible que le maître artisan solo des épingles. Arrêtons de parler d'épingles.

Un matin d'hiver de 1907, Henry Ford a emmené Charles E. Sorensen à Piquette Avenue Plant , un bâtiment vide à Détroit qui allait devenir le berceau de la première voiture abordable produite en série aux États-Unis. Nous allons commencer un tout nouveau travail, a-t-il déclaré au chef de production.

L'usine de Piquette Avenue à Détroit, Michigan. Le site de mise en œuvre de processus métiers le plus influent au monde.

Ford a expliqué son idée d'un nouveau processus. Au lieu qu'un artisan crée seul un produit, chacun a appris à effectuer l'un des 84 travaux simples et répétitifs. Avec cette nouvelle approche des processus, Ford a réduit le temps de fabrication du Modèle T de 12,5 heures à 2,5 heures.

Ce fut non seulement un triomphe pour le compte bancaire de Ford, mais aussi l’un des moments les plus révolutionnaires jamais survenus, non seulement dans l’histoire de l’automobile ou de l’industrie manufacturière, mais dans toute l’histoire des affaires.

Les trois types de processus dont chaque entreprise a besoin

Tu le sais les processus sont un ensemble d'instructions logiques à exécuter du début à la fin , mais saviez-vous qu’il existe trois types de processus ? Ceux-ci sont:

• Processus de gestion
• Processus opérationnels
• Processus de support

Processus de gestion

Les processus de gestion ne sont pas aussi axés sur la réalisation d’une tâche du début à la fin, mais plutôt sur la planification et la projection de l’avenir des opérations de l’entreprise.

Un exemple de processus de gestion pourrait être celui d’un PDG qui planifie la meilleure façon d’organiser le temps et l’énergie de l’équipe marketing pour une campagne de lancement de relations publiques. La partie processus consisterait à allouer des ressources, à définir des délais et à vérifier que les systèmes sont en place et optimisés.

Processus opérationnels

Les processus opérationnels concernent votre processus métier principal. Si vous êtes une entreprise de t-shirts, l'un de vos principaux processus opérationnels consiste à prendre des commandes par téléphone. Une autre solution consisterait à faire expédier des t-shirts fabriqués.

touche de raccourci coeur

Quoi que fasse votre entreprise, des processus solides doivent être mis en place pour rendre votre entreprise évolutive et efficace.

Processus de support

Surprise surprise : les processus de support soutiennent les processus de gestion et opérationnels. L'entreprise s'appuie sur ces processus pour soutenir le planification et faire parties de l’entreprise. Il s'agit de processus tels que le support technique, l'intégration des employés ou l'embauche d'un stagiaire.

Bien que ce ne soit pas ce que l'entreprise fait pour gagner de l'argent, elles facilitent la principale source de revenus et font en sorte que les processus de gestion aient quelque chose à gérer et que les processus opérationnels soient aussi fluides que possible.

L'anatomie d'un processus

Lorsqu’un processus est documenté sur papier (ou, espérons-le, numériquement), il se fait sous la forme d’un document de procédure opérationnelle standard. Bien que ce ne soit pas le genre de choses que vous prendriez à lire sur un vol de 18 heures, ils rendent les processus beaucoup plus faciles à comprendre, à distribuer, à enseigner et à optimiser.

Une SOP peut contenir :

• Un en-tête avec le titre, la date, l'auteur et l'identifiant
• Une liste d'instructions étape par étape
• L'équipe ou la personne responsable de l'exécution de chaque tâche
• Les ressources (équipement, argent, temps, équipes de soutien) dont l'utilisateur aura besoin
• Références à d'autres SOP

En règle générale, les entreprises et les organismes gouvernementaux créent une documentation SOP complexe. Cliquez sur ici pour un exemple de document d'introduction à un ensemble de SOP créées par General Electric pour les employés travaillant avec des systèmes contrôlés UNICORN. Vous remarquerez qu'il existe un tableau des numéros de code et des désignations SOP ainsi que des explications de la terminologie.

Obtenez un extrait d'une SOP réelle pour l'achat d'un véhicule ici . Encore une fois, il est très complet et utilise le même style que de nombreuses entreprises utilisent pour garantir l’étanchéité des SOP.

… Mais parfois, une SOP ne sera pas si compliquée.

Les petites entreprises écrivent des processus efficaces qui font simplement le travail, et il y a moins besoin d'un auteur et d'un identifiant SOP lorsqu'ils sont écrits avec un logiciel SOP qui les créera manuellement. Il en va de même pour la section références, qui se fait désormais avec des hyperliens. Vous trouverez ci-dessous une SOP simple créée par Process Street :

Les problèmes que les processus résolvent

Dans The Checklist Manifesto – un livre dont nous ne pouvons pas arrêter de parler à propos — Atul Gawande explique comment il a mis en œuvre un processus de sécurité à l'hôpital Johns Hopkins.

Cela semblait simple, et ce n’était pas aussi cool que les autres idées qu’ils avaient eues, comme la chirurgie robotique. Mais en réalité, c’était l’outil le plus efficace qui aurait pu être mis en œuvre, et ce n’était qu’une feuille de papier.

Interrogés après la mise en œuvre de la liste de contrôle, 78 % du personnel médical de l’hôpital ont déclaré avoir remarqué que la liste de contrôle empêchait une erreur. Et la preuve ultime : 93 % des chirurgiens souhaiteraient que la liste de contrôle soit utilisée sur eux s’ils se trouvaient dans la salle d’opération en train de subir une intervention chirurgicale.

Voici le processus :

L’exemple suivant est plus tangible et plus désastreux.

Le matin du jour le plus chaud de l'année, le 17 juillet 1865, deux trains remplis principalement d'enfants sont entrés en collision dans le canton de Whitemarsh, en Pennsylvanie, tuant une soixantaine de personnes et en blessant plus de 100.

Une peinture de La grande épave de train de 1856 par un artiste inconnu

La cause? Wikipédia l'a répertorié comme une « erreur humaine ».

Les trains tiraient beaucoup plus de wagons qu'ils ne pouvaient en transporter, ce qui signifiait que les conducteurs devaient s'arrêter périodiquement pour retrouver la pression moteur dont ils avaient besoin pour continuer. Avec ce comportement erratique, le train n’était pas à l’heure et ne l’a pas communiqué aux gares environnantes.

Le conducteur pensait qu'il pouvait rattraper le temps perdu et respecter le calendrier, alors il a démarré le moteur, empruntant une route alternative et pensant qu'il serait à l'écart du véhicule. Aramingo , un autre train quittant Wissahickon à peu près au même moment.

Dans un virage aveugle, les chaudières des deux trains entrent en collision et provoquent une explosion entendue jusqu'à 5 milles de distance. Les trois wagons les plus proches des chaudières ont été réduits en éclats, et les autres ont pris feu et ont déraillé.

etrade se connecter

En réponse à ce désastre, Chemin de fer du nord de la Pennsylvanie ajusté leurs processus. Ils ont décidé qu'aucun train voyageant dans deux directions ne partagerait la même voie, et la communication par télégramme avec les gares voisines a été rendue obligatoire.

Utiliser des processus dans votre entreprise

De nos jours, les entreprises n’attendent pas (généralement) qu’une panne catastrophique survienne avant de réfléchir aux processus. Si vous n’utilisez pas formellement de processus, il n’est jamais trop tôt.

Obtenez un compte Process Street gratuit et commencez à créer des processus, à systématiser votre entreprise et à répartir les tâches. Comme nous l'avons vu, les processus peuvent augmenter la productivité de 24 000 %.

Obtenir Le guide complet de la gestion des processus métier

Votre équipe ne respecte pas les délais en raison de responsabilités incertaines ?

Les nouveaux employés mettent-ils trop de temps à être intégrés et formés ?

Les entreprises qui mettent en œuvre des processus ont un taux de réussite 280 % plus élevé sur leurs projets (95 %) contre ceux qui ne le font pas (25 %).

Commencez à réduire les coûts en moins d’une semaine en systématisant le travail de votre équipe, en éliminant les goulots d’étranglement et en éliminant le temps et les efforts inutiles.

Qu'y a-t-il dans le livre ?

• Qu'est-ce qu'un processus ? Un guide non ennuyeux pour les gens ordinaires
• Comment les processus protègent votre entreprise contre les pannes et les brûlures
• Pourquoi la normalisation de la déviance nuit à votre entreprise
• Qu’est-ce que la gestion des processus métier ? Une introduction vraiment simple
• Analyse des processus métier (sans le bâillement époustouflant)
• Pourquoi devriez-vous vous embêter avec la modélisation des processus métier
• Comment passer au logiciel BPM lorsque vous utilisez uniquement du papier
• Réingénierie des processus métier : que faire si votre entreprise échoue
• L’externalisation des processus métiers est-elle pertinente pour votre petite entreprise ?