Qu'est-ce qu'un flux de travail ? Un guide du débutant sur la gestion des flux de travail

Si vous regardez la première page de Google pour savoir ce qu'est un flux de travail, le premier résultat est littéralement la définition du dictionnaire.

Séquence de processus industriels, administratifs ou autres par lesquels un travail passe de son initiation à son achèvement.

Ensuite vous avez la définition de Kissflow, qui n’est pas plus claire :

Séquence de tâches qui traite les données selon un chemin spécifique, du lancement à l'achèvement.

Et puis il y a, eh bien, cette page. Et comment définit-on un workflow ?

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Un flux de travail est la façon dont vous effectuez votre travail.

Maintenant, nous arrivons quelque part.

Qu'est-ce qu'un flux de travail ?

Les workflows sont une série d'étapes qui doivent être complétées dans un processus.

Considérez-le littéralement comme un travail passant d'une étape à la suivante, que ce soit par l'intermédiaire d'un collègue, d'un outil ou d'un autre processus. Vous pouvez exécuter un flux de travail complet seul (comme la rédaction, la modification et la publication d'un article de blog), ou il peut impliquer plusieurs personnes (comme la facturation d'un client).

Pourquoi les flux de travail sont-ils importants ?

Pour les entreprises, les flux de travail peuvent devenir extrêmement compliqués.

Pensez au processus d'intégration de vos employés. Plusieurs départements différents doivent se coordonner pour mener à bien ce processus. En plus de perdre vos nouveaux talents, une mauvaise intégration peut également entraîner de graves problèmes de conformité.

C’est à ce niveau qu’ils doivent être correctement surveillés, gérés et optimisés pour garantir qu’ils sont aussi efficaces que possible.

Quelle est la différence entre les workflows et les processus ?

Flux de travail et processus sont souvent utilisés de manière interchangeable. Étant donné qu’ils viennent souvent sous forme d’ensembles assortis, cela est compréhensible.

L'image ci-dessus répertorie les principales différences entre les flux de travail et les processus, mais le point principal est le suivant :

UN processus est une méthode utilisée pour effectuer une séquence de activités .

UN flux de travail est un outil habitué faciliter cette méthode .

Si nous revenons à l’exemple de l’intégration des employés, le processus comprend toutes les différentes étapes qui doivent être suivies telles que :

• Documents remplis
• Mise en place du poste de travail
• Entraînement

Le flux de travail présente ces étapes dans une structure claire afin qu'il soit facile de visualiser ce qui doit être fait dans un diagramme ou une liste de contrôle.

Meilleures pratiques en matière de flux de travail

Pour créer un flux de travail efficace, vous devez répondre à trois questions importantes :

• Quels travaux précis doivent être effectués ?
• Qui est responsable de chaque travail ?
• Combien de temps chaque tâche prendra-t-elle ?

En répondant à ces questions et en structurant les réponses dans un graphique ou un processus, vous obtenez un flux de travail.

En mesurant le travail à effectuer, vous pouvez gérer la manière dont il est exécuté de manière optimale. Sinon, vous n’avez aucune idée de ce qui se passe ni d’où se situe le goulot d’étranglement dans l’activité de votre équipe.

Étapes d'un flux de travail

Construire un workflow se résume à 5 étapes :

1. Identifier les tâches à accomplir
2. Déterminez qui est responsable de ces tâches
3. Organiser les tâches en séquence
4. Testez le flux de travail
5. Réviser et répéter

Il est essentiel de pratiquer une amélioration continue lorsqu’il s’agit de maintenir vos flux de travail. En effectuant ces petits ajustements en cours de route, vous garantirez que votre flux de travail n’inclut que les tâches les plus nécessaires et les plus récentes – et vous n’aurez pas à consacrer du temps à une refonte majeure ultérieurement.

Les 3 composants de base d'un workflow

Bien que le nombre de tâches dans chaque workflow puisse varier de 8 à 80, chaque workflow est composé de 3 éléments de base :

Déclenchement:Événement qui démarre le flux de travail. Cela peut être une action, une décision, un moment précis ou une réponse à quelque chose.Série de tâches/le travail :Cela inclut toutes les tâches, personnes et livrables impliqués dans le flux de travail.Résultats:Ce que produit le flux de travail. Un résultat ou un résultat peut être quelque chose de tangible comme l'achat d'un service ou de plus abstrait comme l'accès à certaines informations.

La série de tâches occupera la majorité du flux de travail, mais le déclencheur et les résultats sont tout aussi importants. Si vous ne savez pas où votre processus doit commencer et se terminer, votre flux de travail sera plutôt inutile.

Types de flux de travail

Parce qu’il est toujours préférable de faire les choses par trois, vous rencontrerez trois principaux types de flux de travail :

• Flux de travail du projet
• Flux de travail de processus simples
• Flux de travail de processus conditionnel

Analyser la différence exacte entre ces types peut parfois être délicat, mais, comme pour tout, vous devez vous assurer que vous utilisez le bon outil pour le travail.

Flux de travail du projet sont le type le plus simpliste. Il s’agit généralement de flux de travail ponctuels conçus pour maintenir un projet sur la bonne voie afin que les livrables soient livrés à temps, que la responsabilité soit claire et que votre équipe ne rencontre aucun goulot d’étranglement.

Vous pourrez peut-être réutiliser des parties d’un flux de travail de projet. Par exemple, l'équipe de contenu crée plusieurs éléments de contenu.

Chacun d’eux est un petit projet. En fonction de divers facteurs, les étapes exactes ne sont pas toujours les mêmes. Puisque le processus global est Cependant, nous pouvons réutiliser le flux de travail de création de contenu pour des tâches telles que la recherche, les critiques et les demandes d'images.

Ensuite, vous avez le flux de travail simple . Ce type de flux de travail couvre toutes vos tâches prévisibles et reproductibles. L'envoi d'une facture ou l'approbation d'un congé sont des flux de travail simples.

Quoi qu’il en soit : rien ne change. Le flux de travail suit exactement les mêmes heures et exactement de la même manière à chaque fois que le flux de travail est exécuté.

Simple.

Enfin, il y a le flux de travail de processus conditionnel . Ces flux de travail utilisent une forme de si donc logique pour structurer le processus.

C'est le roman de flux de travail Choisissez votre propre aventure : si vous souhaitez explorer le donjon, passez à la tâche 13. Si vous souhaitez enquêter sur la ville, passez à la tâche 22.

Chez Process Street, nous l'appelons logique conditionnelle, qui crée des chemins de ramification au sein du même flux de travail. C'est génial car cela signifie que pour des choses comme l'intégration ou les tickets d'aide, vous n'avez besoin que d'un seul flux de travail pour plusieurs situations.

Le workflow d'intégration des clients de Payroll Processors est un parfait exemple de ce que la logique conditionnelle peut faire :

Comment les processeurs de paie utilisent la logique conditionnelle de Process Street pour l'intégration des clients

Optimisation du flux de travail

Il n'y a pas longtemps, je suis tombé sur un article sur LinkedIn qui parlait de mots à la mode et de jargon commercial. Ces mots à la mode ont été divisés en deux types :

• Trop vague pour être décrit autrement (pensez à la dynamique et à ses cohortes)
• Tellement évident qu’il n’était pas nécessaire de le dire (innovant, centré client, etc.)

L'optimisation, c'est un peu comme ces mots à la mode. Nous savons tous ce que signifie optimiser dans le dictionnaire. Nous savons tous que c’est une bonne chose. Les choses sont toujours meilleures lorsqu’elles sont optimisées.

Mais que signifie l’optimisation par rapport à un workflow ? Quoi est un flux de travail optimisé et comment l'obtenir ?

Amélioration continue

La création d'un flux de travail n'est que la première étape. Sans une attention particulière, les flux de travail peuvent facilement s’enliser dans des tâches inefficaces et redondantes.

C’est là qu’intervient l’amélioration continue. En vérifiant périodiquement vos flux de travail, vous pouvez vous assurer qu’ils restent à jour et répondent à vos besoins. Vous pouvez ensuite décider si vous devez apporter des modifications incrémentielles ou révolutionnaires à vos processus et au fonctionnement de vos flux de travail.

Les changements incrémentiels sont essentiellement ce à quoi ils ressemblent : de petits ajustements et améliorations que vous apportez au fur et à mesure que vous les rencontrez.

Les changements révolutionnaires sont des changements importants généralement apportés par un processus d’examen et de prise de décision en groupe. Bien que vous puissiez vous retrouver à apporter des changements incrémentiels assez souvent, si vous apportez principalement des changements révolutionnaires, vous devez réévaluer votre flux de travail (et peut-être même votre processus).

Six Sigma, DMAIC, Lean et Kaizen sont tous des outils très utiles pour mettre en œuvre des améliorations continues.

Automatisation du flux de travail

L’automatisation est la raison d’être d’un flux de travail.

Les flux de travail reprennent tous ces processus sauvages et intuitifs et y mettent de l'ordre. Mais cela ne signifie pas que l’automatisation soit intégrée au flux de travail, ni même que chaque flux de travail nécessite une automatisation.

Vous êtes encore confus ?

L'automatisation du flux de travail consiste à identifier les parties d'un processus qui peuvent être réalisées sans grande – voire aucune – implication humaine.

Voici quelques exemples de choses que vous pourriez automatiser :

• Envoi d'un e-mail de bienvenue standardisé
• Transférer des données vers une feuille de calcul
• Ajouter un événement à votre calendrier
• Traiter un paiement

Ce sont toutes des tâches répétitives qui peuvent ne prendre que quelques minutes, mais ces minutes s'additionnent.

De plus, plus le risque d’erreur humaine est grand. Pensez-y : vous avez des heures de saisie de données devant vous. Juste assis là, à mettre des chiffres dans des colonnes toute la journée, le plus excitant étant quand Tony est arrivé avec des beignets ce matin-là.

Vous démarrez avec de bonnes intentions, mais à partir de quand passe-t-on en pilote automatique ? À quel moment atteignez-vous accidentellement un zéro supplémentaire et finissez-vous par facturer à un client 5 000 $ au lieu de 500 $ ? Ou vice versa? Ils sont tous les deux mauvais.

C'est pourquoi vous automatisez.

Une fois que vous avez identifié les tâches à automatiser, la mise en œuvre est assez simple. Avec un logiciel comme Zapier, vous pouvez configurer des intégrations pour lier un déclencheur dans une application à un résultat dans une autre.

Vous saisissez les données une seule fois. Il est envoyé partout où il doit être. Vous bénéficiez d’une précision totale sur tous les canaux et cela ne vous coûte que le temps nécessaire pour cliquer sur un bouton.

Avantages d'un flux de travail

Les flux de travail réduisent le gaspillage. Temps perdu, efforts gaspillés, ressources gaspillées.

Au fur et à mesure que vous cartographierez vos processus, vous serez en mesure d’identifier les goulots d’étranglement et les tâches redondantes. Une fois que vous savez où ils se trouvent, vous pouvez les éliminer. Vous et votre équipe pourrez alors vous concentrer sur les tâches nécessaires.

Les flux de travail sont également parfaits pour la communication, la responsabilité et la transparence. Un flux de travail doit indiquer clairement qui est responsable de quoi et quand un livrable doit être terminé. Vous n’êtes pas obligé de microgérer votre équipe. Votre équipe n’a pas besoin d’être microgérée. Tout le monde est plus heureux.

Étant donné que chaque aspect d'un processus est documenté dans le flux de travail, tous les membres de l'équipe disposent des informations dont ils ont besoin lorsqu'ils en ont besoin. Réduire les problèmes de communication améliore la productivité et laisse votre équipe beaucoup moins frustrée par ses tâches et par les autres.

Les défis d'un flux de travail

Les flux de travail nécessitent une attention constante. Vous ne pouvez pas simplement en créer un et vous attendre à ce qu’il fonctionne parfaitement pour toujours. Vous devez l'entretenir.

La maintenance du flux de travail peut prendre du temps et être compliquée : en particulier si vous n’avez pas mis en pratique vos principes d’amélioration continue.

Mais ne pas effectuer un entretien régulier entraîne de sérieux problèmes :

• Estimations de temps/coût inexactes
• Erreurs de communication
• Sauter ou oublier des étapes importantes
• Approbations appliquées sans tests – ou non appliquées lorsque cela est nécessaire
• Des goulets d’étranglement coûteux

Pensez à un flux de travail comme à une voiture. Les voitures sont vraiment utiles et efficaces. Vous pouvez généralement faire plus en moins de temps en conduisant plutôt qu’en marchant.

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De plus, vous n’êtes pas obligé de tout transporter.

Mais les voitures ont besoin de contrôles. Certains sont petits – pneus neufs, vidanges d’huile, tests d’émissions, etc. Parfois, vous devez investir un peu plus – comme un nouveau démarreur ou une nouvelle courroie de ventilateur. En elles-mêmes, ces choses ne représentent pas vraiment un problème.

Si vous êtes déjà resté trop longtemps sans vidange d’huile, vous savez exactement à quel point un entretien régulier peut être important.

Outils logiciels et fournisseurs de workflow

Si vous utilisez Google Workflow (ce que vous avez fait, évidemment), vous verrez exactement combien de types de logiciels de workflow existent. Lorsque vous débutez avec les flux de travail – ce qui est votre cas – il est difficile de déterminer lequel offre exactement ce dont vous avez besoin pour le meilleur rapport qualité-prix.

Voici donc quelques-uns de nos outils de création de flux de travail préférés :

Table à air c'est ainsi que nous restons organisés. Avec Table à air vous pouvez configurer des vues personnalisées, des tableaux Kanban personnalisés et tout automatiser, de la création d'un enregistrement à l'envoi d'un e-mail.

je regarde est l'outil parfait pour décrire votre flux de travail. je regarde agit comme un tableau blanc collaboratif où toute votre équipe – qu'elle soit à distance ou en personne – peut travailler ensemble pour construire ce dont vous avez besoin.

Mou est le centre de messagerie universel pour presque toutes les équipes. Et pourquoi pas? Mou s'intègre à presque toutes les applications avec lesquelles vous travaillez. Vous pouvez vous regrouper, enregistrer des vidéos et partager des fichiers avec tous les membres de votre équipe – ou un seul. Et il y a les GIF. Qui n’aime pas un bon GIF ?

Rue du processus. Tu savais que ça allait arriver, n'est-ce pas ? Les flux de travail Process Street sont au cœur de tout ce que nous faisons. Demandes de prise de force, intégration, service d'assistance, création de cette page… Tout cela se fait à l'aide d'un workflow. Et – via Zapier ou nos automatisations propriétaires – tous ces flux de travail peuvent être connectés à Slack, Airtable et au reste de notre suite logicielle.

À quoi ressemble un flux de travail ?

Voici les grandes lignes d'un processus :

Plus précisément, voici les grandes lignes de notre processus de création de contenu. Le flux de travail de ce processus comporte de très nombreuses étapes supplémentaires, une variété de chemins conditionnels et de nombreuses automatisations.

Mais c’est là que tout a commencé. Huit étapes pour passer du début d'une mission à la publication.

Si vous demandiez à un membre de l'équipe de contenu de décrire ce processus, je suis prêt à parier que ce ne serait pas si succinct ou si spécifique. Certaines étapes seraient développées, d'autres seraient ignorées et la description elle-même serait probablement assez non linéaire.

C’est ainsi que fonctionne le cerveau des gens. C'est pourquoi il est important de décrire votre processus avant de créer le flux de travail.

Désormais, chacune de ces huit étapes devient une section au sein d'un flux de travail. Ensuite, nous décomposons chaque étape en tâches individuelles.

Par exemple, lors de la première étape, Writer reçoit une mission, les tâches du workflow ressemblent à ceci :

1. Le sujet est choisi (enregistrement Airtable généré via Slack)
2. Date d'échéance définie (ajoutée au calendrier via le workflow Process Street)
3. Date de publication définie (ajoutée au calendrier via le workflow)
4. L'éditeur est attribué (enregistrement Airtable mis à jour via le workflow)
5. L'équipe de conception est affectée (enregistrement Airtable généré via Airtable)
6. L'écrivain reçoit une mission (notification reçue via Slack et Process Street)

Ces six tâches sont chacune décomposées en une seule action. Cela simplifie le processus et garantit que rien n’est oublié. Sans ces automatisations, il serait très facile de fixer accidentellement une date d'échéance mais pas la date de publication.

Si ces dates étaient saisies manuellement pour tout le monde, chaque membre de l'équipe pourrait se retrouver à travailler sur des dates d'échéance différentes, ce qui pourrait entraîner des goulots d'étranglement majeurs à long terme.

Comment tirer le meilleur parti de vos flux de travail

N'oubliez pas qu'un workflow est un outil. C’est un outil utile et polyvalent, mais il ne peut pas tout faire.

Lors de la création de votre flux de travail, vous devez avoir une compréhension claire du processus sur lequel vous travaillez et du résultat que vous souhaitez obtenir. Identifiez quelles tâches peuvent être automatisées et lesquelles nécessitent une approche plus pratique.

Plus important encore, continuez à y travailler. Un bon flux de travail évolue constamment car votre processus – et vos besoins – changeront constamment. Si quelque chose dans votre flux de travail est devenu redondant ou non pertinent, supprimez-le. Si vous ajoutez une nouvelle étape au processus, assurez-vous de l'ajouter également à votre flux de travail.

Un bon flux de travail devrait rendre le travail plus facile, pas plus compliqué.