Une entreprise ne peut fonctionner à son plein potentiel qu'avec une bonne gestion des processus. Mais quelle est la véritable définition de la gestion des processus ?
Alors que de nombreuses entreprises se sont converties au travail à distance pendant la pandémie de 2020, une grande partie de la gestion des processus est également devenue numérique. Alors que les employés retournaient finalement à leurs bureaux, la gestion des processus avait trouvé un nouveau domicile dans le cloud.
Avec ce changement soudain et cet intérêt pour le perfectionnement de la gestion des processus, il vaut la peine d’approfondir ce qu’est réellement la gestion des processus. Et en tant qu’entreprise qui, en toute honnêteté, a bénéficié de ce changement, nous avons beaucoup à dire sur le sujet.
Dans cet article, nous définirons la gestion des processus, parlerons de ses avantages et de ses défis, et vous donnerons des conseils sur la manière de la mettre en œuvre dans votre entreprise.
À la fin, nous vous proposerons même un modèle gratuit pour vous aider à démarrer.
La définition de la gestion des processus
D'accord, alors qu'est-ce que la gestion des processus exactement ?
La gestion des processus – ou gestion des processus métier (BPM) – est la technique utilisée par les organisations pour analyser, optimiser, surveiller et contrôler divers processus métier.
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Avec le BPM, les entreprises peuvent :
- Automatisez les processus récurrents pour qu’ils se déroulent toujours sans problème
- Analysez les processus passés pour voir ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné
- Suivez les métriques sur différents processus
- Effectuer une analyse des risques pour atténuer les risques futurs
- Mesurer l'efficacité à l'aide des données précédentes
Pourquoi s’embêter avec la gestion des processus ?
Le BPM est quelque chose dont toute organisation a besoin car il vous aide à mieux comprendre votre entreprise.
En utilisant le BPM, vous pouvez analyser tous vos processus métier pour détecter les inefficacités et proposer des solutions pour les corriger et les optimiser. Cela rend les opérations quotidiennes beaucoup plus fluides et améliore la gestion des ressources.
Mais ce ne sont là que de petits avantages.
Les autres avantages de cette démarche sont immenses. Non seulement cela permet à votre organisation d'économiser du temps et de l'argent, mais cela permet également à votre entreprise de répondre beaucoup plus rapidement aux demandes des clients et du marché.
Avantages d’une définition claire de la gestion des processus
Comprendre la définition du BPM signifie que vous pouvez mieux le différencier de la gestion de programme et de projet. Connaître la différence entre les trois types de processus signifie que vous serez en mesure de tous les utiliser efficacement.
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Avec le BPM, il est important de rappeler qu’il s’agit de processus récurrents au sein de votre organisation. Il s’agit généralement de processus continus au sein d’une entreprise et n’ont pas de fin spécifique, comme l’intégration des employés. C’est son principal facteur de différenciation.
La gestion de projet est la livraison d'un produit ou d'un service spécifique. Il y a un début et une fin clairs. Les projets sont généralement des projets ponctuels qui ne se répètent pas, et une équipe ne peut travailler que sur un seul à la fois.
La gestion de programme se situe quelque part entre les deux autres. Il s'agit de gérer les interdépendances entre les différents projets. Comme le BPM, la gestion de programme est généralement continue, mais contrairement au BPM, elle ne traite pas les processus liés à l’entreprise dans son ensemble.
Avantages de l'utilisation de la gestion des processus
La gestion des processus est un aspect essentiel de toute opération commerciale, visant à améliorer l’efficacité, réduire les coûts et améliorer les performances globales. Voici quelques avantages clés de l’utilisation de la gestion des processus :
Efficacité accrue
La mise en œuvre de la gestion des processus permet aux organisations de rationaliser leurs opérations, en éliminant les tâches redondantes et en améliorant la productivité. Avec des processus clairement définis, les employés peuvent travailler plus efficacement, ce qui entraîne des économies de temps et d'argent.
Amélioration continue
En utilisant la gestion des processus, les entreprises peuvent surveiller et évaluer en permanence leurs processus pour identifier les domaines à améliorer. Cela leur permet de procéder aux ajustements nécessaires, d’optimiser les flux de travail et d’améliorer les performances de manière continue.
Service client amélioré
Grâce à une efficacité améliorée et à des processus rationalisés, les organisations peuvent fournir un meilleur service client. Les processus tels que l'exécution des commandes, la résolution des réclamations et l'intégration des clients peuvent être standardisés et exécutés de manière cohérente, ce qui entraîne une amélioration du temps de réponse et de la satisfaction des clients.
Économies de coûts
La gestion des processus aide à identifier les goulots d'étranglement, les redondances et les inefficacités, permettant aux entreprises d'optimiser leur allocation de ressources et de réduire leurs coûts. En éliminant les étapes inutiles et en automatisant les processus manuels, les organisations peuvent réaliser d’importantes économies.
Prise de décision améliorée
La gestion des processus fournit aux entreprises des données et des informations en temps réel sur leurs opérations. Cela leur permet de prendre des décisions éclairées, basées sur des informations précises, conduisant à de meilleurs résultats commerciaux et à la réalisation des objectifs stratégiques.
Types de gestion de processus
La gestion des processus peut faire beaucoup pour vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux, mais vous devez vous familiariser avec les différents types pour savoir lequel vous convient le mieux.
Gestion de processus
Ce type de gestion des processus se concentre sur l'amélioration des processus métier et des flux de travail dans différents départements ou fonctions au sein d'une organisation. Il vise à optimiser les processus, à améliorer l’efficacité et à les aligner sur les objectifs stratégiques. Un logiciel de gestion des processus métier est un excellent moyen de vous aider à mettre en place un système de gestion des processus.
Gestion de projet
La gestion de projet implique la planification, l'exécution et le suivi d'un projet spécifique pour atteindre des objectifs spécifiques dans un délai défini. Il garantit que les projets sont livrés à temps, dans les limites du budget et répondent aux normes de qualité souhaitées.
Gestion du flux de travail
La gestion du workflow se concentre sur la coordination et l'optimisation des tâches, des activités et des approbations au sein d'un processus défini. Il garantit que le travail est acheminé efficacement, que les délais sont respectés et que toutes les étapes nécessaires sont terminées.
Gestion de programme
La gestion de programme implique la gestion de plusieurs projets liés dans le cadre d’un effort coordonné pour atteindre les objectifs organisationnels. Cela implique de superviser la planification, l’exécution et le suivi de plusieurs projets et de garantir leur alignement avec les objectifs stratégiques.
Automatisation des processus robotisés (RPA)
La RPA implique l'utilisation de robots logiciels ou de bots pour automatiser des tâches répétitives et basées sur des règles. Il vise à améliorer l’efficacité, la précision et la rapidité en réduisant les interventions manuelles et en minimisant les erreurs.
Comment former votre équipe sur la définition de la gestion des processus
Les membres de l’équipe sont plus susceptibles au changement que de nombreux managers ont tendance à le croire. Cependant, bien trop souvent, le BPM se heurte à une attitude de type « fixer et oublier ». Il y a très peu de changement.
Lorsqu'il s'agit de former votre équipe à la définition de la gestion des processus, votre approche est plus importante que la façon dont vous formulez la définition. Posez-vous la question suivante :
- Pourquoi est-ce que je veux que mon équipe connaisse la définition de la gestion des processus ?
- Comment l’équipe bénéficiera-t-elle de la connaissance de la définition ?
- Quelles sont mes attentes à l’égard de l’équipe après avoir discuté du BPM ?
- Est-ce que je veux les idées de mon équipe, ou est-ce que je veux simplement qu’elles sachent ce qu’est le BPM en général ?
Si vous souhaitez simplement que votre équipe sache ce qu’est le BPM, votre approche n’est probablement pas la bonne.
Les membres de votre équipe travaillent quotidiennement avec des processus établis et savent probablement déjà ce qui pourrait être amélioré. Lorsque vous introduisez la gestion des processus dans votre équipe, cela devrait être un moyen pour vous d'ouvrir cette ligne de communication avec votre équipe.
Ils devraient être à l’aise de vous présenter leurs idées pour améliorer les processus à partir de maintenant. Leurs idées doivent toujours être écoutées.
Modèles de gestion des processus métier définis
La modélisation de la gestion des processus métiers consiste à représenter les processus d’une organisation afin qu’ils puissent être analysés, améliorés et potentiellement automatisés.
L'idée même des modèles BPM est d'avoir une représentation physique d'un processus présentée d'une manière qui ait du sens pour quiconque l'examine, qu'il s'agisse d'ingénieurs ou de parties prenantes. Considérez-le comme une carte mentale.
Exemples de modèles de gestion de processus
La manière dont vous modélisez vos processus métier dépend de vous, mais il existe quelques modèles bien établis pour vous aider à démarrer.
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Organigrammes
Probablement les modèles les plus connus, les organigrammes sont simples et faciles à réaliser. En utilisant simplement une variété de formes reliées par des flèches, vous pouvez facilement démontrer comment certaines parties d’un processus s’enchaînent dans une autre.
Ceux-ci fonctionnent généralement mieux pour les processus simples ou pour simplifier les processus plus compliqués.
Notation de modélisation des processus métiers
La notion de modélisation des processus métiers (BPMN) cartographie les processus métiers à l'aide d'une notation graphique. Créé par Object Management Group (OMG), l'objectif de BPMN est de rendre les processus métier les plus complexes compréhensibles pour tous les membres d'une équipe, des développeurs de logiciels aux analystes commerciaux.
Vous pouvez réellement apprendre à créer un BPMN gratuitement sur Le site Internet d'OMG si c'est le modèle que vous souhaitez choisir.
Les diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt ont été créés par l'ingénieur mécanique américain Henry Gantt et existent depuis plus de 100 ans. Ces graphiques sont mieux utilisés pour les processus sensibles au facteur temps, car ils utilisent des barres pour suivre les délais de certaines tâches ou projets.
Les diagrammes de Gantt sont séquentiels et très faciles à comprendre. Il y a une bonne raison pour laquelle ils sont encore couramment utilisés aujourd’hui.
Diagrammes de flux de données
Les diagrammes de flux de données (DFD) vous permettent de visualiser des flux de données. Les DFD fonctionnent comme des organigrammes, mais ont généralement une clé beaucoup plus grande pour aider à garder les différentes formes et couleurs claires et organisées.
Ceux-ci vous aident à voir comment les données circulent au sein d'un processus et également entre les processus. Ils sont généralement meilleurs pour votre équipe et non pour les parties prenantes, car ils peuvent devenir un peu compliqués en fonction de la quantité de données représentées.
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Implémentation d'un système de gestion des processus
La mise en œuvre d’un système de gestion de processus, même pour des processus individuels, ne doit pas nécessairement être compliquée. Suivez simplement ces étapes :
Définir clairement les buts et les objectifs
Cela fournira la base pour identifier les processus critiques qui doivent être gérés et améliorés. En assurant l'alignement entre le système de gestion des processus et la stratégie commerciale globale, les organisations peuvent prioriser leurs efforts et prendre de meilleures décisions concernant l'optimisation des processus.
Cartographier les processus existants
Cela implique de documenter les étapes, les entrées, les sorties et les parties prenantes impliquées dans chaque processus. L'exercice de cartographie des processus fournit une représentation visuelle de la séquence d'activités et aide à identifier les goulots d'étranglement potentiels, les inefficacités et les redondances dans les processus.
Identifier les opportunités d'amélioration
Cela se fait en évaluant l’efficience, l’efficacité et les performances de chaque processus. Des indicateurs de performance clés (KPI) peuvent être définis pour mesurer le succès des processus et suivre les progrès vers les objectifs d'amélioration.
Optimiser les processus
L’amélioration des processus peut être obtenue grâce à diverses approches, telles que :
- Éliminer les étapes inutiles
- Automatisation des tâches manuelles
- Redéfinir les rôles et les responsabilités
- Mettre en œuvre les meilleures pratiques issues des normes de l’industrie
En surveillant et en analysant continuellement les processus, les organisations peuvent identifier les domaines d'optimisation et mettre en œuvre des changements pour accroître l'efficacité.
Défis liés à la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion des processus
La mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des processus peut comporter son lot de défis. Voici quelques-uns des obstacles courants que les organisations peuvent rencontrer au cours de ce processus :
Résistance au changement
La mise en œuvre d'un nouveau système de gestion des processus nécessite souvent un changement de mentalité et des modifications des flux de travail établis. La résistance au changement peut provenir d’employés habitués aux processus existants et hésitants à adopter de nouvelles méthodes de travail.
Manque d’adhésion
La mise en œuvre réussie d’un système de gestion des processus repose sur le soutien et l’adhésion des principales parties prenantes. Si les décideurs et les dirigeants ne comprennent pas pleinement les avantages ou ne voient pas la valeur du système, il peut être difficile d’obtenir le soutien et les ressources nécessaires.
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Ressources limitées
La mise en œuvre d'un nouveau système nécessite un investissement en technologie, en formation et en ressources. Des budgets limités ou des contraintes de ressources peuvent poser des défis en termes d'acquisition des outils nécessaires et d'affectation des bonnes personnes pour diriger le processus de mise en œuvre.
Gestion de données
La mise en œuvre d'un système de gestion de processus implique souvent la collecte et l'analyse de grandes quantités de données. La gestion et l'organisation efficaces de ces données peuvent constituer un défi, surtout si les organisations ne disposent pas de processus de gestion des données efficaces.
Intégration avec les systèmes existants
Les organisations peuvent déjà avoir mis en place des systèmes et des outils établis, et l’intégration du nouveau système de gestion des processus à ces systèmes existants peut être une tâche complexe. Assurer une intégration transparente et un flux de données fluide entre différents systèmes peut présenter des défis.
Modèles de gestion de processus
Consultez notre article de blog sur les processus essentiels pour les équipes RH. Il est parfois préférable de commencer par mettre en œuvre le BPM dans les équipes RH, et cet article contient 60 modèles gratuits que votre équipe peut essayer.
Si vous avez du mal à décider lequel essayer en premier, je vous recommande celui-ci :
Afficher le flux de travail Modèle de processus d'intégration des nouveaux employés Cliquez ici pour ajouter ce flux de travail à votre compte Process Street gratuit .Comment optimiser votre système de gestion des processus
Optimiser votre système de gestion des processus consiste à établir un système d’amélioration continue.
L’amélioration continue signifie ne jamais s’installer. Il n’y a pas de Cela fonctionne très bien, laissons-le tel quel, mais plutôt une attitude de « Cela fonctionne très bien, mais existe-t-il un moyen de le rendre encore meilleur ?
Nous avons tout un article de blog rempli de conseils sur la façon d'utiliser amélioration continue pour optimiser les processus si vous voulez en savoir plus.
